Вступление

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно - отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничном мире.
Я полагаю, что эффективность - это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором - хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.
И чем бы вы не занимались, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи - это именно то, что вам следует делать.
Главная цель написания этой книги - научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.
Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни одного универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимете вашу эффективность на уровень выше, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой простой формулой.
Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.
Результат - компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности - гид по максимизации результатов работы и минимизации затраченных на нее сил, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известных профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.
Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано - ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить - это ещё вопрос.
С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой - необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности - она тоже очень кстати - мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.
Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени и в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шагом, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше - она описывает более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.
Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» - тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё - я хочу, чтобы вы поняли, что все, что я предлагаю - это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать все это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.
На страницах книги я нередко апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвященные методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров - это тот опыт, из которого я буду брать примеры. Обещание было верно сформулировано одним моим клиентом. Он писал: «Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой - это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки «не на жизнь, а на смерть», когда «проект закончить надо было ещё вчера» и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают».

Часть первая. Искусство выполнять задания

Глава 1. Новые методы для новой жизни

Ситуация, когда над человеком висит огромный список задач и при этом он умудряется сохранять свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна. Это замечательный способ жить и работать, достигая высокого уровня эффективности. В последнее время это становится стилем работы, который требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, что и как необходимо делать, чтобы этого уровня достигнуть. Однако если вы относитесь к большинству, вам необходимо применить эти знания в более сжатые сроки и четким систематизированным способом так, чтобы вы могли достичь вершины вместо того, чтобы барахтаться где-то у самых низов. Несмотря на то, что метод и технологии, которые описаны в книге основываются на здравом смысле и предназначены для практического применения, большинство людей все же подвержены общим рабочим привычкам, которые стоит изменить прежде, чем приступать к применению системы. Необходимо внести небольшие коррективы в ваш способ прояснять и организовывать задачи, которые занимают ваше внимание.

Беспокойство вызвано недостатком организации, подготовки и действий.

Все методы, представленные здесь, основаны на двух ключевых целях:

1. Собрать все дела, которые надо сделать сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие в логичную систему, но только не в голове.

2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше - и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.

Эта книга содержит проверенный метод для профессиональной организации рабочего процесса. Здесь описаны надежные инструменты, трюки, техники и хитрости. Как вы сами впоследствии увидите, все принципы и методы применимы ко всему, что вы делаете, как в повседневной жизни, так и на работе . Как и многие ваши предшественники, вы также можете использовать всё, что я описываю, как непрекращающийся динамический стиль в вашей работе и в вашем мире. Или, опять же, как и многие, вы можете просто использовать это для возвращения в режим более жесткого контроля, когда вы чувствуете, что это вам необходимо.

Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов.

Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, говорил, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все их выполнить. Только за последнюю неделю я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в ущерб его семейным обязательствам. Будучи человеком со средними возможностями, менеджер, старающийся удержаться в топе и отвечая на 150 писем каждый день, вынужден увеличить штат отдела с 1100 до 2000 человек - и все ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные с семьей, а не на работе.
Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймет. И вот результат: большинство людей сбиваются и путаются в поисках путей исправления положения.

У работы теперь нет четких границ.
Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало «работа» трансформировалось из понятий о линиях сборки и всяких моторных действиях в то, что Питер Друкер так емко выразил словосочетанием «работа ума». Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить - вы могли видеть результат. И было совершенно очевидно, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена.

Время - это такой механизм, который не дает всем событиям происходить одновременно.
Впрочем, в последнее время этот механизм, кажется, сломался…

Сегодня же большинство из нас не представляет реальных границ наших проектов. У большинства моих знакомых по крайней мере, по полдюжины задач находятся в «подвешенном состоянии» единовременно, то есть они должны выполнить до полдюжины задач «прямо сейчас». Но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались их выполнить, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько плодотворной потенциально может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы пишите сейчас? Как промотивировать собрание персонала? Насколько функциональна будет реорганизация? И последний вопрос: сколько именно значимой информации должно быть предоставлено, чтобы выполнить проект наилучшим образом? Ответы: большое количество; легко доступный или хотя бы потенциально подходящий; через Интернет.

Почти каждый проект может быть выполнен лучше, и доступность информации этому очень способствует.

С другой стороны, отсутствие границ порождает больше работы.
Многие из современных организационных задач требуют перекрестного общения, взаимодействия и вовлечения. Ряды офисных рабочих лошадок редеют, а вместе с ними и уходит роскошь возможности не принимать и не читать письма из отдела маркетинга и ещё из Бог-знает-каких отделов.

Наша работа продолжает меняться.
Растущие границы проектов и работы в целом бросают вызов работнику. Но теперь мы должны учитывать ещё и расширившийся круг наших обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас на работе выполняет только то, для чего он был туда нанят?». Поднятые руки в зале - большая редкость. Границы задачи могут быть очень расплывчаты, но если вам пришлось столкнуться с четко поставленной задачей, вам следует выписать: что именно вам нужно сделать - сколько и на каком уровне - в пределах разумного, конечно.
Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины:

1. Кажется, будто компании, в которых мы работаем, каждый Божий день меняют свои цели, выпускаемую продукцию, партнеров, клиентов, рынки сбыта технологии и акционеров. И все это, естественно, сказывается на структурах, формах, ролях и обязанностях.

2. Сегодня среднестатистический работник имеет гораздо больше свободы, чем когда бы то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока- и пятидесятилетние работники стараются придерживаться свежих тенденций. Сейчас их цели гораздо больше соотносятся с действительностью – они покрываются позициями типа всяких-разных «менеджмент» или «исполнительное расширение» - это просто-напросто обозначает, что они на этой позиции не собираются задерживаться на сколько-нибудь продолжительный срок.

Мы никогда не можем подготовиться к новому.
Мы должны приспосабливаться, а каждое приспособление - это испытание… мы проходим тест, мы должны доказывать что-то сами себе.
Надо обладать подконтрольной уверенностью в себе, чтобы принять изменения без колебаний.

Итак, все это весьма туманно - в чем же заключается наша работа, или какие эмоциональные, умственные и физические вложения могут быть оправданы? Мы пропускаем огромное количество информации, завязываем бесчисленное множество контактов и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не так-то хорошо подкованы, чтобы возиться со всеми этими внутренними и внешними трениями.

Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность за то, чтобы этот шаг был верным.

Старых методов и навыков недостаточно.
Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в Palm’е, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, всё это совершенно не годятся для нынешних скоростей, сложностей и перманентных смен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. Сегодня, когда жизнь бьет ключом, и, в основном, по голове, способность быть успешным требует новых способов мышления - не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтоб помочь нам завладеть миром.

Ветра и воды всегда помогают умелым капитанам.

Эдвард Гиббон

Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Ещё в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но даже и сегодня многие люди считают его главным инструментом самоконтроля). Вместе с дискретизацией (discretionary ) времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. «АВС»-листы приоритетов и «to-do»-списки заняли позиции ключевых техник, которые люди использовали, чтоб разобраться и принять осмысленное и логичное решение.
Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные «to-do»-списки и листы приоритетов оказались неспособны справиться с полным объемом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. Очень немногие могли бы (да и должны бы были) распределять свои обязанности в три колонки приоритетов. А, В и С, или составить «to-do»-список, не опасаясь, что первый же телефонный звонок или распоряжение начальника не дискредитируют весь этот план.

Наполеоновские планы против каждодневной серости.
С другой стороны множество книг по менеджменту, методов, семинаров и гуру пропагандируют «взгляд в перспективу» в качестве решения проблем в этом безумном мире. Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнет выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. На практике же упражнение по обдумыванию цели не приносит ожидаемых результатов. Я не однажды видел подобные провальные попытки. А случалось это по одной из трех приведенных ниже причин:

1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях.

2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к черту и приведут к ещё большим беспорядкам и стрессам.

3. Когда перспективные приоритеты уже ясны, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд второстепенных позиций, напоминая о том, что куда гораздо больше вещей требуют перемен. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, за которые надо взяться. А суть работы, суть-то расписана в первых позициях списка приоритетов. Наши приоритеты! Концентрация на приоритетах вам не поможет. Да, они обеспечивают значимость и основное направление движения, но они же создают и дополнительные трудности.

Концентрация на основных приоритетах и ценностях - это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что больше ничего не надо делать. Совсем наоборот - это повышает ставки в игре, которую придется вести каждый день. Для менеджера по персоналу, например, решение работать с quality-of-work-life issues с целью привлечь и удержать талантливого сотрудника не упрощает задачи.
В нашей новой культуре интеллектуального труда есть существенный пробел - система с логичной цепью поведенческих моделей и инструментами, которые работают эффективно только на том уровне, где реально идет работа. А на самом деле система эта должна объединять результаты взгляда в перспективу и детали, все, даже самые мелкие; должна учитывать множество уровней приоритетов; должна контролировать сотни потоков новой информации, поступающих каждый день - должна, в конце концов, упрощать процесс выполнения задач.

Обещание: «Готовое состояние» мастера восточных единоборств.

Представьте на секунду, что было бы, если ваша самоорганизация действительно бы находилась под постоянным контролем. Что, если бы вы действительно могли уделить 100% внимание тому, что выполняете в данный момент, без отвлечений?
И это возможно . Владеть ситуацией, оставаться спокойным и расслабленным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями - все это реально . Ваша способность держать ситуацию под контролем прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.
Вы можете узнать на себе то, что мастера восточных единоборств называют «сознание, кристально чистое, как вода», а атлеты-чемпионы - «зоной», внутри сложного мира, в который мы все вовлечены. На самом деле, все вы испытывали это состояние время от времени.

В жизни всему удается уделить очень мало внимания: будь то мытье окон или написание шедевра…

Надя Буланжер

Это процесс работы, выполнения и существования, когда сознание ясно и происходят только конструктивные вещи. Это состояние может достичь каждый, каждый, кому необходимо работать эффективно в сложных условиях жизни в двадцатом веке. Вскоре это состояние станет обыкновенным требованием для профессионалов, которые хотят соблюдать баланс и получать существенные позитивные результаты работы.
Гребец мирового класса, Крейг Ламберт описал ощущение кристально чистого сознания :

У гребцов есть свое название состояния в отсутствии всякого сопротивления: естественный ход… Вспомните детский восторг от качания на качелях во дворе: легкость движении, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несет вас – она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача – работать с лодкой в паре – перестать, наконец, останавливать её, силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно - это замедлит лодку. Попытки становятся стремлением, а стремление дискредитирует само себя. Карьеристы (Social Climbers) силятся стать аристократами. Но аристократы-то ничего уже не пытаются - они уже аристократы. Также и естественный ход – все происходит само собой.

Сравнение с кристально чистым сознанием.
В карате есть символ, обозначающий позицию полной готовности: «кристально чистое сознание». Представьте, как бросают гальку в стоячую воду. Что происходит с водой? Ответ таков: движение воды целиком зависит от силы броска и величины камешка, а потом она вновь становится спокойной. Фонтана не будет, но и отсутствия кругов по воде не ждите.
В карате важнейшую роль играет скорость удара, а не его сила. Вот почему люди не могут научиться ломать доски и раскалывать кирпичи руками: для этого не надо грубой силы, а только способность верно установить скорость. Но напряженные руки не могут совершать быстрых движений. Итак, последняя ступень тренировок восточных единоборств требует баланса и расслабленности как ничего другого. Кристальная ясность мысли и гибкость - самое главное.
Все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло, способно оказывать на вас воздействие. И оказывает. Неадекватный ответ на письмо, напряженный разговор с начальником, с подчиненными, непрочитанные вами журналы, постоянно крутящиеся в голове мысли о невыполненной работе, оставленные без внимания дети - все это приведет к худшим результатам, нежели вы ожидали. Большинство людей, как правило, уделяют больше или меньше внимания, чем следовало бы, вещам, которые того заслуживают, только потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.

Если ваше сознание пусто, оно в любую минуту готово принять что угодно, оно открыто для всего.

Сбанри Судзуки

Можете ли вы прийти в свое «состояние продуктивной работы», когда это необходимо?
Вспомните, когда вы в последний раз продуктивно поработали. Скорее всего, у вас было чувство, что вы контролируете ситуацию, на вас не давили, вы были сосредоточены на том, что вы делали, время, казалось, пролетело мгновенно (может, это было время обеда?), и вы чувствовали, что существенно приблизились к желаемому результату. Хотели бы Вы это повторить? А если вы чувствуете себя совсем, ну совершенно не так - чувствуете, что утратили контроль над ситуацией, вас выбило из колеи, внимание рассеяно, вам скучно - можете ли вы вернуться в это состояние? Именно теперь все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло может взять над вами верх. И оно это частенько делает.

Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими. Организованность это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как планировать, как повысить личную организованность, как экономить время. Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

Произведение относится к жанру Философские науки. Социология. На нашем сайте можно скачать бесплатно книгу "Как разобраться с делами" в формате epub, fb2 или читать онлайн. Рейтинг книги составляет 3.87 из 5. Здесь так же можно перед прочтением обратиться к отзывам читателей, уже знакомых с книгой, и узнать их мнение. В интернет-магазине нашего партнера вы можете купить и прочитать книгу в бумажном варианте.

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться сохранять больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы похожи на меня, то вы любите расправляться с делами и выполнять их хорошо, но кроме того, хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при огромных объёмах работы. Не надо ставить ультиматум "или-или". Это действительно возможно - отлично справляться с работой и жить в своё удовольствие в вашем обычном, будничном мире.

Я полагаю, что эффективность - это хорошо. Возможно, то, что вы делаете - важно, интересно или полезно, а возможно и нет, и просто так или иначе это надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу от вложенных времени и сил. Во втором - хотите перейти к другим делам так скоро, как только возможно, не оставляя надоедающих хвостов.

И чем бы вы не занимались, вам, скорее всего, комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьёте ли вы пиво с коллегами после работы, или наблюдаете в полночь за своим спящим в кроватке ребёнком, отвечаете ли на электронное письмо или тратите несколько минут на неформальное общение с потенциальным клиентом после деловой встречи - это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги - научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, независимо от того, вынуждены ли вы быть таким или это просто ваше желание.

Я долгое время, как, быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более чем двадцатилетних изысканий и применений новых методов личной и организационной продуктивности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни одного универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу продуктивность на уровень выше, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой простой формулой.

Если и не существует единственного средства улучшения личной организации и продуктивности, то существуют рецепты, способствующие этому. Год от года в ходе работы над собой, я находил всё более и более значимые вещи, на которых или стоило сосредоточиться, или стоило их опасаться, или стоило делать. Я также обнаружил простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать, и которые сильно увеличивают возможность проактивно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результатом является компиляция более чем двух десятилетий открытий в области личной продуктивности - это руководство по максимизации результатов работы и минимизации затраченных на неё сил, и всё это в мире, где объём работ неукоснительно растёт, а задачи раз от раза всё неоднозначнее. Я провел много тысяч часов обучая людей на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет обучения и тренинга некоторых всемирно известных профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Топ-менеджеры хотят привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу "выполнить, во что бы то ни стало". Но они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифинги с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешно, потому что кризисы, которые им приходится преодолевать и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они допускают и создают в своих офисах и портфелях. Как уравновесить заданный нам сегодняшним днём ритм бизнеса и жизни - это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приёмы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей растрачиваться на незначительные отвлекающие факторы. С другой - необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов.

Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности - она тоже очень кстати - мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Мощь, простота и эффективность, о которых я говорю в книге, лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени и в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты.

Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шагом, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берёт ещё выше - она описывает более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу "с места в карьер" - тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё - я хочу, чтобы вы поняли, что всё, что я предлагаю - это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать всё это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я нередко апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвящённые методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров - это тот опыт, из которого я буду исходить. Перспектива была верно сформулирована одним моим клиентом. Он писал: "Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой - это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки "не на жизнь, а на смерть", когда "проект закончить надо было ещё вчера" и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают" .

Ситуация, когда над человеком висит огромный список задач и при этом он умудряется сохранять свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна. Это замечательный способ жить и работать, достигая высокого уровня эффективности. В последнее время это становится стилем работы, который требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, что и как необходимо делать, чтобы этого уровня достигнуть. Однако если вы относитесь к большинству, вам необходимо применить эти знания в более сжатые сроки и чётким систематизированным способом так, чтобы вы могли достичь вершины вместо того, чтобы барахтаться где-то у самых низов. Несмотря на то, что метод и технологии, которые описаны в книге, основываются на здравом смысле и предназначены для практического применения, большинство людей всё же подвержено общим рабочим привычкам, которые стоит изменить, прежде чем приступать к применению системы. Необходимо внести небольшие коррективы в ваш способ прояснять и организовывать задачи, которые занимают ваше внимание.

Все методы, представленные здесь, основаны на двух ключевых целях:

1. Собрать все дела, которые надо сделать сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или не очень в логичную систему, которой можно доверять, но хранить её не в голове.

2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше - и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.

Эта книга содержит проверенный метод для профессиональной организации высокопроизводительного рабочего процесса. Здесь описаны надёжные инструменты, трюки, техники и хитрости. Как вы сами впоследствии увидите, все принципы и методы применимы ко всему, что вы делаете, как в повседневной жизни, так и на работе * . Как и многие ваши предшественники, вы можете использовать всё, что я описываю, как непрерывный динамический стиль в вашей работе и в вашем мире. Или, опять же, как и многие, вы можете просто использовать наш метод в качестве руководства по организации более продвинутого контроля, если вы чувствуете, что это вам необходимо.

Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов

Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, чувствовал, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все их выполнить. Только неделю назад я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдёт в ущерб его семейным обязанностям. Ещё один менеджер среднего звена пытался справляться со 150-ю и более электронными письмами-запросами в день, лелея надежду за год увеличить количество персонала регионального представительства практически в два раза - с 1100 до 2000 человек - и всё ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные не на работе.

Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они увеличивают стрессовую нагрузку, когда берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймёт. И вот результат: большинство людей расстраивается и путается в поисках путей исправления положения.

У работы теперь нет чётких границ

Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало "работа" трансформировалось из понятий о линиях сборки и всяких моторных действий в то, что Питер Друкер так ёмко выразил словосочетанием "работа ума". Раньше работа была самоочевидна. Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить - вы её видели. И было совершенно очевидно, когда работа сделана, а когда нет.

Сегодня же большинство из нас не имеет реальных границ наших проектов. У большинства известных мне людей имеется по крайней мере полдюжины задач, которые они пытаются выполнить прямо сейчас, но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались их завершить, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько потенциально плодотворной может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы сейчас пишете? Как промотивировать собрание персонала? Насколько функциональна будет реорганизация? И последний вопрос: сколько именно значимой информации должно быть предоставлено, чтобы выполнять проекты наилучшим образом? Процесс поиска ответа на такие вопросы может быть бесконечен и потенциально легко достижим, например как поиск в Интернете.

С другой стороны, отсутствие границ порождает больше работы.

Многие из современных организационных задач требуют перекрёстного общения, взаимодействия и участия. Бастион индивидуалистического офиса рушится, а вместе с ним уходит роскошь возможности не читать много-респондентные электронные письма отдела маркетинга и ещё Бог-знает-каких отделов.

Наша работа продолжает меняться

Размытие границ наших проектов и работы в целом само по себе может доставить много неприятностей. Но теперь к этому добавляется ещё и постоянное изменение самого определения нашей работы. На семинарах я часто спрашиваю: "Кто из вас на работе выполняет только то, для чего он был туда нанят?". Поднятые руки в зале - большая редкость. Работа может иметь размытые границы, и, к тому же, постоянно меняться, но если вам удалось придерживаться достаточно продолжительное время чётко обрисованного круга обязанностей, то вы, вероятно, смогли бы определить, что именно вам нужно делать - сколько и на каком уровне - чтобы не сойти с ума.

Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины:

1. Компании, в которых мы работаем, постоянно меняют свои цели, выпускаемую продукцию, партнёров, клиентов, рынки сбыта, технологии и акционеров. И всё это, естественно, сказывается на структурах, стилях, ролях и обязанностях.

2. Сегодня среднестатистический работник имеет гораздо больше свободы, чем когда бы то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока- и пятидесятилетние работники стараются придерживаться стандартов постоянного роста. Их цели гораздо больше соответствуют мэйнстриму "профессионального, управленческого и исполнительского развития" - это просто означает, что они не собираются задерживаться на своей должности на сколько-нибудь продолжительный срок.

Итак, всё это весьма туманно - в чём же заключается наша работа, и какие эмоциональные, умственные и физические усилия должны быть предприняты для её успешного выполнения? Мы получаем огромное количество информации, завязываем множество контактов и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не так-то хорошо подготовлены, чтобы иметь дело со всеми этими внутренними и внешними обязательствами.

Старых методов и навыков недостаточно

Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер Microsoft Outlook или цифровой персональный ассистент Palm, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, всё это совершенно не годится для нынешних скоростей, сложностей и постоянных смен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. В наше сложное, но интересное время, способность быть успешным, спокойным и держащим всё под контролем требует новых способов мышления и работы - не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтобы помочь нам держаться на плаву в современном мире.

Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные ежедневники стали основным рабочим инструментом. (Даже в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но и сегодня многие люди считают его основным инструментом поддержки подконтрольности ситуации). Наряду с необходимостью деления времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. Приоритеты вида "АВС" и ежедневные списки дел заняли позиции ключевых техник, которые люди использовали, чтобы упорядочить возможные варианты и принять верное решение.

Вы, должно быть, убедились, что ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные списки дел с указанием приоритетов оказались неспособны справиться с полным объёмом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. Очень немногие могли бы (или даже должны бы были) распределить свои задачи по трём приоритетам "А", "В" и "С", или составить список дел, не опасаясь, что первый же телефонный звонок или распоряжение начальника не дискредитируют весь этот план.

Крупные планы против каждодневных забот

С другой стороны множество книг по менеджменту, методов, семинаров и гуру пропагандируют "взгляд в перспективу" в качестве решения проблем в нашем сложном мире. Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнёт выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. Однако на практике обдумывание ценностей часто не приносит ожидаемых результатов. Я видел много раз подобные провальные попытки, которые оказывались таковыми по следующим причинам:

1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных позициях.

2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых ещё более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут организованы ни к чёрту и приведут к ещё бóльшим отвлекающим факторам и стрессам.

3. Когда определяются высшие приоритеты и ценности, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд дополнительных позиций, которые в соответствии с нашими стандартами тоже требуют изменений. Уже на этом этапе нас начинает раздражать непомерное число дел, которые надо выполнить. А что у нас добавилось к и без того большому списку задач? Наши ценности!

Концентрация на основных приоритетах и ценностях - это действительно надо, не спорю. Но это вовсе не значит, что дел станет меньше. Совсем наоборот - это повышает ставки в игре, которую придется изо дня в день вести. Например, решение менеджера по кадрам поддерживать высокое качество условий работы, чтобы привлечь и сохранить таланты, не делает его жизнь проще.

В нашей новой культуре интеллектуального труда есть существенный пробел - отсутствует система с логичной цепью поведенческих моделей и инструментами, которая эффективно работает именно на том уровне, где реально идёт работа. Такая система должна объединять и результаты взгляда в перспективу, и самые мелкие детали; она должна учитывать множество уровней приоритетов; должна контролировать сотни потоков новой информации, поступающей каждый день; должна экономить значительно больше времени и усилий, чем затрачивается на её поддержку; должна, в конце концов, упрощать процесс выполнения задач.

Перспектива: "Состояние готовности" мастера восточных единоборств

Представьте на секунду, что могло бы быть, если бы ваша система самоорганизации действительно позволяла непрерывно держать всё под контролем на всех уровнях. Что, если бы вы действительно могли уделить 100% внимания тому, что выполняете в данный момент, без отвлечений?

И это возможно . Есть способ всё взять под контроль, при этом оставаться спокойным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями - всё это реально . Вы можете испытать на себе состояние, которое мастера восточных единоборств называют "сознание, кристально чистое, как вода", а атлеты-чемпионы - "зоной" внутри нашего сложного мира. На самом деле, вы, вероятно, уже испытывали это состояние время от времени.

Это состояние функционирования, выполнения и существования, когда сознание ясно, и происходят только конструктивные вещи. Этого состояния может достичь каждый, кому необходимо работать эффективно в сложных условиях жизни двадцать первого века. Это состояние всё больше и больше становится необходимым условием для профессионалов, которые хотят соблюдать баланс и стабильно получать позитивные результаты работы.

Гребец мирового класса Крейг Ламберт описал ощущение кристально чистого сознания :

У гребцов есть своё название состояния отсутствия всякого сопротивления: качели… Вспомните детский восторг от раскачивания на качелях во дворе: лёгкость движения, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несёт вас - она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача - работать с лодкой в паре - перестать, наконец, останавливать её, силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно - это замедлит лодку. Попытки становятся борьбой, а борьба дискредитирует саму себя. Некоторые стараются стать аристократами, но само их усилие доказывает обратное. Аристократы-то не стараются - они уже этого достигли. Также и качели - это состояние достигнутой цели.

Сравнение с кристально чистым сознанием

В каратэ есть рисунок с названием "кристально чистое сознание", определяющий позицию полной готовности. Представьте бросок камешка в тихий пруд. Что происходит с водой? Ответ таков: реакция воды целиком зависит от силы броска и величины камешка, а потом она вновь становится спокойной. Фонтана не будет, но и отсутствия кругов по воде не ждите.

В каратэ важнейшую роль играет скорость удара, а не его сила. Вот почему совсем не сильные люди могут научиться ломать доски и раскалывать кирпичи руками: для этого не надо грубой силы, а только способность верно установить скорость удара. Но напряжённые руки не могут совершать быстрых движений. Так что последняя ступень тренировок восточных единоборств требует баланса и расслабленности как ничего другого. Кристальная ясность мысли и гибкость - самое главное.

Всё, что заставляет вас неадекватно реагировать (слишком бурно или слишком вяло), способно контролировать вас, и часто так и делает. Неправильная реакция на е-мэйл, на сотрудников, на ваши проекты, на непрочитанные вами журналы, на мысли о необходимых делах, на детей или на вашего босса - приводит к менее эффективным результатам, чем вы бы желали. Большинство людей уделяет вещам или больше или меньше внимания, чем они того заслуживают, просто потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.

Можете ли вы войти в своё "состояние продуктивной работы", когда это необходимо?

Вспомните, когда вы в последний раз продуктивно работали. Скорее всего, у вас было чувство, что вы контролируете ситуацию, на вас не давили, вы были сосредоточены на том, что вы делали, время, казалось, пролетает мгновенно (как?! уже время обеда?!), и вы чувствовали, что существенно приблизились к желаемому результату. Хотели бы Вы это испытать снова?

А если ваше состояние далеко от вышеописанного - вы чувствуете, что утратили контроль над ситуацией, вас выбило из колеи, внимание рассеяно, вам скучно - можете ли вы вернуться в это состояние? Вот когда методология GTD окажет огромное влияние на вашу жизнь, поможет вернуться в состояние "кристально чистого сознания" и работать, используя все ваши ресурсы и способности на максимальном уровне.

Принцип: эффективное взаимодействие с внутренними обязательствами

За двадцать лет обучения и проведения тренингов я пришёл к банальнейшей истине - главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно обращаются с обязательствами, которые они на себя берут сами, или которые им приходится брать. Даже те, кто не испытывают постоянного стресса, почувствуют большое облегчение, смогут лучше концентрироваться и работать с бóльшей энергией, как только научатся более эффективно контролировать "открытые вопросы" в своей жизни.

Наверняка, вы заключили с собой гораздо больше соглашений, чем вам представляется, и каждое из них - малое или большое - было прослежено вашим подсознанием. Это и есть те самые "открытые вопросы" и незавершённости, которые я определяю как нечто, отвлекающее ваше внимание на вещи, не относящиеся к текущему делу. Открытыми вопросами может быть что угодно, начиная от таких крупных позиций в списке дел, как "Покончить с голодом на всей планете", и заканчивая такими более скромными пунктами как "Нанять нового ассистента" и "Заменить электроточилку". Вполне возможно, что вы тоже на задворках сознания храните больше внутренних обязательств, чем сами сознаёте. Подумайте только, как много деталей вам надо продумать, если на вас лежит пусть даже некрупная обязанность. Например, у вас есть обязательство разобраться со всей новой электронной почтой и голосовыми сообщениями.

И уж конечно, существует множество проектов, которые, как вы полагаете, должны быть созданы, так как находятся в вашей области ответственности, то же самое насчёт непрояснённых целей и направлений, требующей внимания карьеры, да и жизни вообще, в которой необходимо соблюдать баланс всего этого.

Вы установили некий уровень внутренней ответственности за всё в вашей жизни и работе, а это как раз и является своего рода открытым вопросом.

Чтобы эффективно взяться за дело, вы должны сперва идентифицировать и каким-то образом собрать все ваши вещи, которые постоянно "трезвонят в ваш колокол", а затем спланировать способ как разделаться с ними. Несмотря на кажущуюся простоту, на практике большинство людей не представляет, как это можно осуществить наилучшим способом.

Основные требования для организации обязательств

Организация обязательств требует выполнения кое-каких базовых действий и особого поведения:

Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не кристально чистое. Всё, что вы считаете на данный момент незавершённым, должно быть собрано и упорядочено не в голове, а в системе, которой можно доверять, и куда вы будете периодически заглядывать.

Во-вторых, вы должны чётко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство, и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться в его исполнении.

В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо создать напоминания о них, организованные в систему, которую вы будете регулярно просматривать.

Важное упражнение: проверка этой модели

Я предлагаю вам расписать на бумаге ваш проект или ситуацию, которая первой всплывёт в вашей памяти. Какие позиции вас более всего беспокоят? Что вас отвлекает, что интересует или каким-то другим образом занимает значительную часть вашего внимания? Это может быть проект или проблема, требующая от вас разрешения в данный момент, или просто ситуация, которую вам необходимо разрулить чем скорее, тем лучше.

Возможно, вам предстоит отпуск-путешествие, и вам необходимо принять последние решения насчёт этого. Или же вам в наследство достались 6 миллионов долларов, и вы не знаете, как поступить с наличкой. Без разницы.

Понятно? Отлично! Теперь, в одном предложении опишите успешный результат, к которому вы стремитесь. Иначе говоря, как всё должно выглядеть, чтобы вы смело могли сказать "работа окончена". Можно написать что-то простое, например "Уехать в отпуск на Гаваи", "Разрулить ситуацию с заказчиком ХХХ", "Решить ситуацию в школе у Сьюзан", "Прояснить новую распределённую структуру менеджмента". Всё понятно? Отлично!

Теперь запишите ваше конкретное физическое следующее действие, которое вы собираетесь предпринять, чтобы продвинуться в этом деле. Если Вам вообще уже больше нечего делать в своей жизни, то присмотритесь поближе: куда бы вы пошли прямо сейчас и какое видимое действие предприняли бы? Может быть вы возьмёте трубку и позвоните? Пойдёте к компьютеру и напишите электронное письмо? Засядете с ручкой и бумагой и устроите мозговой штурм насчёт этого? Лично поговорите с супругом, с секретарём, с адвокатом, с начальником? Пойдёте в магазин стройматериалов и купите гвозди? Что?

Ответили на этот вопрос? Хорошо.

Была ли для вас польза в этих двух минутах размышлений? Если вы, как и большинство слушателей моих семинаров, выполните это упражнение, то это уже поможет вам, по крайней мере, немного расслабиться и сконцентрироваться, наладить чуть более усиленный контроль. Вы также получите неплохую мотивацию предпринять что-либо по проблеме, о которой вы до этого едва ли задумывались. Представьте себе тысячекратное увеличение мотивации, в качестве способа жизни и работы.

Если вы извлекли из этого упражнения хоть что-то полезное для себя, задумайтесь: что изменилось? Что случилось такого, что улучшило условия вашей работы? Ситуация сама по себе не изменилась, как минимум в физическом мире. И, конечно, с ней ещё не покончено. Что на самом деле случилось, так это то, что вы просто получили чёткое определение желаемого результата, и вашего следующего конкретного действия, требующегося для его достижения.

Но что это породило? Ответ: размышление. Не так уж много, но достаточно для того, чтобы определить ваше обязательство и ресурсы, необходимые, для его выполнения.

Реальная работа интеллектуального труда

Добро пожаловать в реальный мир интеллектуального труда, где действует основной принцип: "Дóлжно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считаете нужным, но не так уж въедливо, как вы с ужасом представляете" . Питер Друкер пишет: "В интеллектуальном труде нет задач. Их надо определить. "Каковы ожидаемые результаты работы?" - вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос, вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего выбрать. А для того, чтобы была достигнута продуктивность, результаты должны быть чётко определены."

Большинство людей жалеет сил на то, чтобы прояснить для себя реальное значение вещей в своей жизни, чтобы затем принять решение насчёт того, что с ними делать. Нас никогда по-настоящему не учили, что прежде, чем приступать к работе, необходимо её обдумать: бóльшая часть дневной активности уже определена за нас горой незавершённых вещей, которые отсвечивают нам, когда мы приходим на работу, или нашей семьёй, нуждающейся в еде и стирке, или детьми, которых надо одеть, обуть. Очень немногие считают нужным тратить время на сконцентрированное обдумывание желаемого результата. Однако, именно обдумывание результата - самый эффективный способ сделать мечты реальностью.

Почему дела крутятся в голове

Чаще всего причиной того, что что-то крутится в ваших мыслях, является ваше желание изменить это что-то, однако:

Вы ещё не определили чётко желаемый результат;

Вы ещё не решили, каким будет ваш следующий шаг, который вы собираетесь предпринять;

Вы не установили напоминаний о результате и требующемся действии, хранящихся в системе, которой можно доверять.

Вот почему это постоянно крутится у вас в голове. До тех пор, пока мысли не упорядочились и решения не были приняты и сохранены в системе, которую вы абсолютно точно всегда контролируете, ваш мозг не перестанет непроизвольно возвращаться к проблеме. Вы можете обмануть кого угодно, но только не своё сознание. Оно-то уж точно знает, пришли вы или нет к нужным решениям, выписали ли вы желаемые результаты и расставили ли напоминания в системе, которой можно доверять, чтобы больше об этом не думать. Пока вы этого не проделали, сознание не перестанет возвращаться к этому снова и снова. Даже если вы определились со следующим шагом, ваше сознание вас не отпустит, пока вы не поставите напоминание, да так, чтобы точно быть уверенным, что оно сработает. Необходимость сделать это будет давить на вас, и особенно тогда, когда сделать вы уже ничего не можете, а это только увеличит стресс.

Ваше сознание не имеет собственного сознания

Как минимум часть вашего сознания совсем глупа - но глупа своеобразно. Если бы сознание обладало врождённым разумом, то напоминало бы вам о вещах, которые надо сделать, только тогда, когда вы могли бы что-то сделать .

Есть ли у вас карманный фонарик, в котором сели батарейки? Когда бы вы думали, сознание напомнит вам о том, что их пора заменить? Когда вы заметите, что эти уже сели! Не слишком-то разумно. Если бы ваше сознание обладало врождённым разумом, то оно напомнило бы вам о севших батарейках тогда, когда вы в магазине проходите мимо витрины с батарейками. Да ещё и размер батареек напомнило бы.

Сколько раз вы думали об одной и той же вещи, которую вам надо сделать с момента пробуждения сегодня утром и до текущего момента? Больше одного раза? Зачем? Ведь это просто трата времени и сил - думать о том, в чём вы всё равно не можете продвинуться именно сейчас. И это просто лишнее беспокойство по поводу того, что вам следовало бы делать, а вы не делаете.

Кажется, большинство людей позволяет сознанию слишком суетиться, особенно когда появляется синдром "слишком много надо сделать".

Возможно, и вы уделяли основное внимание таким категориям как "разное", "открытые вопросы", но это не способно помочь эффективно разобраться с делами, а что способно, так это ваше сознание.

Трансформация "Разного"

Моё определение "разного" таково. "Разное" - это то, чему вы постоянно позволяете вмешиваться в свой психологический или физический мир, независимо от того, где вы находитесь, и для которого вы ещё не определили желаемый результат и следующее конкретное действие для его достижения. Причина, по которой для большинства людей не сработало большинство организационных систем в том, что эти люди не трансформировали всё "разное", которое они пытались организовать. До тех пор, пока дела относятся к категории "разное", контролировать их невозможно.

Большинство списков дел, которые мне за многие годы доводилось видеть (если они вообще имелись), состояло по большей степени из "разного" - и никакой результативной реальной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания о множестве нерешённых проблем, которые ещё не были представлены в виде желаемых результатов и действий - это были наброски плана того, что составитель списка должен "сделать".

"Разное" - не такая уж плохая вещь. То, что завладевает нашим вниманием, по своей природе как раз и является тем самым - "разным". Но как только это "разное" входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это "разное" для себя прояснить и классифицировать. Это наша обязанность, как работников умственного труда; если же "разное" уже трансформировано и очевидно, то наша оценка, вероятно, больше не потребуются, а будет необходим только физический труд.

В конце одного из моих семинаров, старший менеджер большой компании, занимающейся биотехнологиями, взглянула на свой список дел, который она принесла с собой и воскликнула: "Боже! Это же бесформенная, невыполнимая каша!". Это, пожалуй, лучшее описание списков дел большинства персональных систем организации, которое я когда-либо слышал. Огромное количество людей пыталось организовать свою работу путём перекомпоновки неполных задач, непонятых до конца даже ими самими; они даже не представляли, что и сколько им надо организовать, чтобы достичь стóящего результата. Им следовало бы собрать всё, что требует размышлений и поразмышлять над этим, чтобы усилия, затраченные на организацию, оправдались.

Процесс управления действиями

Вы можете тренироваться, почти как спортсмен, чтобы быть более быстрым, ответственным, проактивным, сосредоточенным на умственном труде. Вы можете думать более эффективно и контролировать результаты с бóльшей лёгкостью. Вы можете минимизировать потери временных отрезков во всех сферах жизни - профессиональной и личной - и успевать выполнять гораздо больше, затрачивая при этом меньше усилий. Вы можете создать систему трансформирования всего вашего "разного" для функционирования в 21-вом веке.

Но прежде, чем вы достигнете хоть чего-то из вышеперечисленного, вам следует выработать привычку поддержания чистоты сознания. А способ достичь этого - как мы уже видели, состоит вовсе не в управлении временем, информацией или приоритетами. В конце концов:

Вы не организуете 5 минут, самоустраняясь на шестой;

Вы не организуете избыточную информацию - иначе поход в библиотеку закончился бы вашей кончиной, или первый же выход в Интернет или даже просто открытый телефонный справочник заставил бы вас просто взорваться;

Вы не организуете приоритеты - у вас они просто есть .

Вместо этого, ключом к организации "разного" является организация своих действий .

Организация действий - это главная задача

Что вы делаете со своим временем, что вы делаете с информацией, и что вы делаете со своими приоритетами, в соответствии с которыми вы должны распределять свои ограниченные ресурсы? Это настоящая проблема - выбор правильного действия для любого момента времени, это реальный вопрос - как управлять действиями .

Может это прозвучит банально, однако, вас может удивить огромное количество проектов и обязательств, которые большинство людей оставляет без определённых следующих действий. А это по-настоящему сложно - управлять действиями, которые ещё даже не были идентифицированы и обдуманы. Большинство людей должны сделать десятки вещей, чтобы продвинуться на многих фронтах, но они ещё даже не знают что это за вещи. Поэтому типичная жалоба "У меня нет времени на... " (вписать нужное) вполне понятна, потому как множество проектов кажутся неподъёмными, и они действительно неподъёмны, потому что нельзя выполнить целый проект за раз! Можно выполнить только действие, относящееся к этому проекту. В подходящих условиях на многие действия тратится всего минута или две, но проект-то движется!

Обучая и тренируя несколько тысяч профессионалов, я понял, что нехватка времени не является для них главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так); реальная проблема - это недостаток ясности и определённости по проекту в целом, и по связанным с ним конкретным действиям, которые необходимы для его выполнения. Прояснение вещей с самого начала, тогда, когда они ещё только возникли, а не когда проблема уже разрослась, позволяет людям пожинать преимущества управления действиями.

Ценность подхода "снизу вверх"

За годы работы над улучшением личной продуктивности я по достоинству оценил преимущество подхода "снизу вверх", когда мы начинаем с самых приземлённых уровней текущей активности и обязательств. По уму, самый правильный способ работы должен быть "сверху вниз", т.е. вначале определение персональных и корпоративных миссий, выяснение целей, а потом уже концентрация на деталях выполнения. Однако, проблема в том, что большинство людей настолько погрязло в рутине каждодневных обязательств, что им довольно-таки сложно сконцентрироваться на чём-то более крупном и перспективном. Следовательно, подход "снизу вверх" обычно оказывается более эффективен.

Держите под контролем текучку - вашу входящую информацию и ваше сознание - это поможет вам не сбиться с курса и наилучшим образом расширит ваши возможности. Откроется поток творческой энергии, который поднимет уровень вашей концентрации на новые высоты, увеличится уверенность в своих возможностях реализации креативных идей. Чувство свободы и вдохновения посещает тех людей, которые, закатав рукава, придерживаются этого правила.

Вы будете лучше подготовлены к переходу на более высокий уровень концентрации мыслительного процесса, если ваши инструменты организации работы станут частью вашего стиля. Есть куда более значимые вещи для обдумывания, нежели ваша входящая информация, однако, если ваша самоорганизация ещё не достаточно эффективна даже на её уровне, то заниматься перспективами - это всё равно, что пытаться плавать в мешковатой одежде.

Многих руководителей, с которыми я проработал весь день за расчисткой их столов от всякого "разного", весь последующий вечер посещало настоящее вдохновение, они генерировали целый поток идей и видений относительно своего будущего и будущего их компаний. Это происходит автоматически, как результат активации залипших проектов.

"Вертикальное" и "горизонтальное" управление действиями

Необходимо контролировать обязательства, проекты и действия двумя способами - "горизонтальным" и "вертикальным". "Горизонтальный" контроль поддерживает связь всех процессов, в которых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир как полицейский радар; в течение дня он может задержаться на одном из тысячи разных пунктов, привлекающих или требующих вашего внимания: аптека, домработница, тётушка Марта, стратегическое планирование, обед, увядающее комнатное растение, недовольный заказчик, нечищеные туфли. Вам надо купить марки, забронировать номер в гостинице, отменить совещание, посмотреть вечером кино. Вас может удивить то количество вещей, которые приходится обдумывать и выполнять в течение одного дня. Вам нужна хорошая система, которая может помочь отследить, по-возможности, всё это, снабжая вас необходимой информацией о любом пункте при первой же необходимости, и позволяя вам переключаться с одной вещи на другую быстро и просто.

"Вертикальный" контроль, напротив, управляет обдумыванием сверху до низу индивидуальных задач и проектов. Например, ваш внутренний "полицейский радар" останавливается на вашем следующем отпуске, который вы обсуждали с супругой за обедом: куда и когда вы поедете, что вы будете там делать, как подготовиться к путешествию и так далее; или же вы с начальником собираетесь провести некоторую реорганизацию отдела; или вы хотите собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с заказчиком. Это и есть "планирование проектов" в широком смысле, это концентрация на одной единственной цели, ситуации, персоне и конкретизация всего, что с этим так или иначе связано, будь то идеи, приоритеты, детали или последовательность событий - словом, всё, что вам может понадобиться для решения проблемы, как минимум, в данный момент.

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: очистить сознание и выполнить задачи. Правильное управление действиями позволяет комфортно чувствовать себя в водовороте работы и жизни, тогда как правильная концентрация на отдельных проектах помогает вам прояснять их и отслеживать всё, что вам необходимо.

Основное изменение: выкинуть всё из головы

Невозможно достичь чувства спокойствия и подконтрольности ситуации, которые я обещал, если держать все дела в голове. Далее вы обнаружите, что индивидуальные линии поведения, описанные в этой книге - это то, что вы уже и так делаете. Разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие в том, что я организую сто процентов "разного", используя инструменты организации, которые у меня под рукой, а не в голове . И это правило распространяется на все дела - мелкие или крупные, личные или профессиональные, срочные или несрочные. На все.

Я уверен, что рано или поздно, в вашем проекте или в жизни наступит ситуация, когда вам придётся засесть за составление списка . Если так оно и произошло, то вот вам и точка отсчёта, о которой я толкую. Однако большинство людей усаживается за составление списка, только тогда, когда дел наваливается невыносимое количество, и они вынуждены, в конце концов, хоть что-то с этим делать. Они обычно составляют список, охватывающий только какую-то отдельную область, которая их более всего беспокоит. Но если вы всё же составили список, охватывающий всю картину жизни целиком (а не только самые срочные дела), то этот уровень управления соответствует "чёрному поясу" в каратэ.

Я стараюсь принимать интуитивные решения, основываясь на имеющихся аргументах, а не раздумывать над самими аргументами. Мне уже необходимо один раз всё обдумать, а результаты сохранить в надёжном месте. Я не люблю тратить время, обдумывая вещи больше, чем единожды. Это просто неэффективное использование творческой энергии, источник усталости и стрессов.

И подделать этот процесс обдумывания вы тоже не сможете. Ваш разум будет продолжать работу над тем, что находится в подвешенном состоянии. Но есть и границы того количества нерешённых проблем, которые могут крутиться в голове до тех пор, пока она не взорвётся.

Часть вашего сознания, называемая краткосрочной памятью - это та часть, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное "разное" - работает почти как оперативная память вашего компьютера (RAM: Random Access Memory, память произвольного доступа). Ваше сознание, как монитор компьютера - это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трёх вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространство краткосрочной памяти. Также, как и RAM, это пространство обладает ограниченным объёмом, и, если хранить там слишком много, то часть вашего мозга будет функционировать на "повышенных оборотах". Многие люди держат "RAM" во взрывоопасном состоянии. Они совершенно обезумели, способность концентрироваться нарушена из-за их же собственной умственной перегрузки.

Например, переключался ли за последние несколько минут ваш мозг на что-то, не имеющее никакого отношения к тому, о чём вы здесь читаете? Возможно. На что именно? Скорее всего на какой-то открытый вопрос, на какое-то неоконченное дело. И вот это самое неоконченное дело выбралось из глубин RAM вашего сознания и наорало на вас, напоминая о себе - вот и всё. Что вы можете с этим поделать? Пока вы не запишите его в надёжную систему, которую вы абсолютно точно периодически просматриваете, скорее всего это дело будет вас беспокоить . Правда, это не самая эффективная линия поведения: никакого прогресса, напряжение только возросло.

Действительно серьёзная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестаёт напоминать вам о делах тогда, когда вы всё равно ничего не можете с ними поделать. Сознание не делает разницы между прошлым или будущим. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать. Всё, что вы решили когда-либо сделать, сознание будет считать необходимым действием прямо сейчас . Откровенно говоря, как только у вас в памяти появляются 2 задачи, которые необходимо сделать, это становится вашим личным провалом - вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса, от источника которого никак не избавишься.

Многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой и не замечается. Оно постоянно, как гравитация - те, кто подвержен такому стрессу, даже не подозревают о нём. Единственная возможность узнать, какому сильному давлению они были подвержены - это избавиться от него и почувствовать себя совсем иначе. Можете ли вы избавиться от такого стресса? Спорим? Оставшаяся часть книги расскажет как.