Аутсорсинг персонала плюсы и минусы. Аутсорсинг персонала: виды, плюсы и минусы. Перечень услуг, которые будут оказываться

Как сэкономить деньги на техническом обслуживании предприятия? Как избежать сбоев в нормальном рабочем процессе? Как обезопасить от стрессов себя и своих сотрудников? Получите ответы на эти и другие животрепещущие вопросы, касающиеся данной темы, в этой статье. Мы постарались раскрыть все положительные и отрицательные стороны ИТ-аутсорсинга, а также вы найдете полезные советы и рекомендации, которые помогут избежать возможных проблем.

Основные преимущества и недостатки IT-аутсорсинга

Главное, что стоит уяснить - плюсов здесь гораздо больше, чем минусов. Возможно, вы даже не задумываетесь о том, что регулярно пользуетесь услугами аутсорсинга в повседневной жизни. Особенно это касается владельцев бизнеса, у которых очень насыщенный график и день расписан по минутам. Сломался автомобиль - вы везете его в сервисный центр, проблемы со здоровьем - вы идете в больницу, требуется ремонт в офисе или квартире - вы обращаетесь к специалистам, которые помогут осуществить ваши идеи. Как вы уже догадались, все это также является аутсорсингом. Так стоит ли бояться пользоваться услугами сторонних фирм, которые будут обслуживать ваши сети и технику?

Если вы владелец малого бизнеса, то нет смысла держать целый отдел компьютерных специалистов, так как затраты будут велики и нужно будет осуществлять контроль работы этого отдела, грамотно им руководить. Один системный администратор - это также не совсем правильно, так как в критический момент его может не оказаться на месте, он может заболеть или взять отпуск. В итоге можно понести значительные убытки из-за простоя. К тому же, в этой сфере важно постоянно совершенствовать навыки работы и повышать уровень квалификации, так как в IT изменения происходят регулярно и важно от них не отставать. Хотели бы вы, чтобы технический прогресс вашего предприятия зависел от одного-двух человек? Ответ очевиден.

Так какие же положительные стороны сотрудничества со специализированными фирмами, которые будут осуществлять техническое обслуживание вашей компании? Во-первых, не придется расходовать бюджет на оплату труда технических специалистов, организацию их рабочего места, уплату налоговых взносов государству. Во-вторых, специалисты IT-компаний, как правило, имеют огромный опыт за плечами. Они смогут значительно быстрее и эффективнее решить возникающие проблемы, а также помогут в дальнейшем избежать их появления. Также специалисты постоянно повышают уровень своей квалификации и в курсе всех последних тенденций в технической сфере. Благодаря опыту, любая проблема решается в минимальные сроки максимально эффективно .

Покупка техники, периферийных устройств, специализированного оборудования может быть осуществлена специалистами, которые сэкономят ваши деньги и время. К тому же, сразу будет произведена полная настройка. Немаловажно и то, что многие проблемы могут быть решены удаленно посредством телефонной связи или интернета без необходимости выезда сотрудника IT-компании.

Что же касается отрицательных сторон, то здесь они практически отсутствуют. Все зависит от размера вашего предприятия и его специализации. Если вы используете компьютеры для осуществления несложных задач и пользуетесь только текстовыми редакторами и интернетом - в этом случае выгоднее будет иметь в штате системного администратора, которому для обслуживания вашей фирмы не требуется много знаний и опыта, а значит и расходы на оплату его труда будут невелики. Но если у вас довольно крупная фирма, у вас есть свой сайт (или даже несколько), интернет-магазины или бизнес тесно связан с использованием компьютеров, серверов, сетей и специализированной техники - тут конечно вопрос качественного обслуживания стоит особо остро и IT-аутсорсинг будет отличным решением.

Для того, чтобы подытожить сказанное, предлагаем такую небольшую таблицу:

ИТ-аутсорсинг: плюсы и минусы

Положительные стороны	Отрицательные стороны
Экономия денежных расходов	Конфиденциальность данных может зависеть от сторонней компании
Проблемы решаются в максимально короткие сроки	Технический специалист находится на некотором удалении от вашей фирмы
Эффективное использование оборудования	Для малых предприятий может быть высокая стоимость подобного рода обслуживания
Вашими вопросами занимается группа специалистов, а не один человек
Комплексное обслуживание техники
Профессионализм и опыт работы

Как бы то ни было, не забывайте о том, что самое главное, если вы решили воспользоваться подобными услугами - наличие договора, который гарантирует конфиденциальность данных и защитить от потенциальных рисков.

IT-аудит

Владельцев крупных и средних предприятий наверняка заинтересует возможность такого специализированного
аудита. Что вам это даст? Во-первых, можно проверить насколько эффективно справляется со своими задачами ваш технический отдел. Во-вторых, вы узнаете, куда тратятся ваши деньги и насколько безопасно и эффективно ПО. Тут без независимой оценки профессионалов не обойтись.

Итак, что же включает в себя ИТ-аудит:

• Анализ IT-структуры предприятия;
• Оценка безопасности серверов, персональных компьютеров;
• Оценка правильности и эффективности настройки FireWall, антивирусной защиты;
• Анализ правильности и эффективности резервного копирования данных;
• Оценка работы специализированных приложений;
• Оценка правильности настроек ПК ваших сотрудников;
• Инвентаризация;
• Сбор всевозможных данных.

Затем вам будет выдан официальный документ с результатами всесторонней проверки.

Итак, решение конечно за вами. Если же вы решили воспользоваться преимуществами аутсорсинга, наши модераторы сэкономили ваше время и уже отобрали .

Среда современного бизнеса характеризуется следующими факторами:

ѕ Ускорение происходящих в ней изменений

ѕ Изменение позиций потребителя

ѕ Возрастание конкуренции за ресурсы

ѕ Интернационализацией бизнеса

ѕ Дальнейшее развитие научно-технического прогресса

ѕ Развитием информационных сетей.

Современный бизнес сложно представить без аутсорсинга, в силу следующих причин:

1. Большинство современных компаний стремиться к использованию всех достижений современной науки, техники и технологии, чтобы выпускать качественную и конкурентоспособную продукцию, отвечающую всем потребностям покупателей.

2. Современные технологии, как правило, находятся в руках специалистов, которые предоставляют необходимые услуги компаниям-аутсорсерам с выгодой для себя и клиента. Это удобна для обеих сторон, так как каждая компания может сосредоточить собственные ресурсы на развитие своих сильных сторон и перспективных направлений деятельности.

Аутсорсинг позволяет полностью пересмотреть подходы к бизнес системе и управлению этой системой для повышения ее эффективности и достижению конкурентных преимуществ. Построение взаимовыгодных отношений в рамках аутсорсинга лежит в системе долгосрочного стратегического планирования и опирается на современные методы анализа качественного и количественного анализа рынка.

В новых экономических условиях эксперты отмечают два основных тренда на рынке аутсорсинга. Во-первых, повышается интерес к этому виду деятельности в рамках оптимизации затрат. Во-вторых, аутсорсеры вынуждены снижать цены на свои услуги, что приводит к изменению уровня сервиса. Участники рынка отмечают, что сегодня для клиентов важна гибкость аутсорсеров и возможность подстраиваться под сокращающиеся бюджеты.

Наибольшую выгоду от аутсорсинга получают крупные предприятия.

Аутсорсинг -- это экономия различных средств. Возможность снижения стоимости услуг по сравнению с затратами содержание собственной структуры (экономия рабочего места, увеличение затрат -- уменьшение налогов). Возможность сфокусировать усилия на процессах, которые непосредственно приносят прибыль компании. Снижение косвенных затрат.

Аутсорсинг -- это экономия затрат на обучение (получаем готовых «узких специалистов без вложений). А так же добавим сюда отсутствие необходимости увеличивать штат компании за счет непрофильного бизнес-процесса. Аутсорсинг позволяет руководству компании и ключевым сотрудникам целиком сосредоточиться на профильном бизнесе, уделяя ему все внимание. При аутсорсинге происходит перераспределение ресурсов организации, ранее задействованных во второстепенных функциях и направлениях.

Аутсорсинг гарантирует постоянную безотказную работа (нет понятия отпусков и больничных).

Аутсорсинг -- серьезная экономия времени (есть возможность купить готовые решения, инфраструктуры).

Аутсорсинг подразумевает большую прозрачность (оценивается не процесс, а результат в готовом виде). Смена поставщика (аутсорсера) проще, чем смена персонала. При аутсорсинге компания существенно снижает свои риски (разделяя их с аутсорсером).

Аутсорсинг «ведет» за собой повышение качества (профессионалы в своем деле, опыт аналогичных проектов).

Помимо очевидных преимуществ, аутсорсинг несет и некоторые риски:

Риск 1: отсутствие опыта работы с аутсорсингом у Заказчика с одной стороны, и декларируемый опыт у Исполнителя-аутсорсера -- с другой. Избежать

данной ситуации можно путем «точечных» испытаний, рекомендаций, пробных этапов взаимодействия.

Риск 2: отсутствие стандартов и методологии влечет за собой сложность измерения результата и качества. Избежать подобного можно путем дробления контракта по результату, требованием измеримых стандартов.

Риск 3: отсутствие организационной вовлеченности. Избежать можно путем перекладки ответственности за процесс на сторону Исполнителя.

Риск 4: ожидание невероятного результата

Риск 5: провал внедрения проекта (учет потенциальных и неочевидных потребностей предприятия). Избежать можно заранее подготовив компанию к внедрению.

Риск 6: потеря критических знаний для бизнеса внутри компании (утечка конфиденциальной информации).

Риск 7: неопытность в процедурах соответствия. Компании необходим контролер процесса предоставления услуг, который будет оценивать эффективность работы и привязку аутсорсинговых услуг к общей бизнес-стратегии.

Риск 8: недостаток эффективного проектного управления.

Риск 9: возможное снижение производительности труда собственного персонала (потеря мотивации, оценка изменений как негативных).

Риск 10: возможность расторжения контракта с аутсорсером (банкротство аутсорсера, возврат функций вовнутрь бизнеса). Необходимо предусмотреть возможность отчуждения, документированной системы или возврата собственности.

Риск 11: внеплановые временные затраты -- успех во взаимодействии (активное участие заказчика: функции постановщика задач, мониторинг и приемка работ, внедрение.)

Риск 12: налоговые риски. Повышенные риски и интерес к договорам услуг и сложность подтверждения экономической выгоды Дворцевая В. «Плюсы и минусы аутсорсинга. Риски сторон» - журнал «Управление персоналом», № 8, 2012 http://www.top-personal.ru

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Преимущества	Недостатки
Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе	Утечка коммерческой информации
Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью	Уровень профессионализма сотрудников аутсорсингового предприятия может оказаться недостаточным для выполнения работ или оказания услуг на должном уровне
Экономия на налогах и на зарплате	Снижение качества информации при недобросовестности аутсорсера
Увеличение качества получаемых продуктов или услуг	Большая текучесть персонала
Улучшает инновационные возможности предприятия за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт	В случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства компания столкнется с необходимостью срочно искать новых партнеров и заново вводить их в дела организации, или же ей придется начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге
Обеспечивает большую гибкость предприятия в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений	Наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального характера в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям
Ускоряет приобретение ресурсов и навыков	Увеличение времени решения проблем в аварийных ситуациях
Возможность снизать затраты на собственный персонал	Потеря контроля над собственными ресурсами
Снижение стоимости реализации бизнес процессов	Аутсорсинг может ограничивать управленческую гибкость
Снижение рисков	Утечка конфиденциальной информации

Передача в аутсорсинг части функций компании стратегически целесообразна, если:

1) независимые партнеры выполнят их лучше и дешевле;

2) этот вид деятельности не является конкурентно значимым и его передача в аутсорсинг не угрожает ключевой компетенции, возможностям и ноу-хау компании;

3) это снижает риск, связанный с изменениями технологии и/или покупательских предпочтений;

4) это повышает организационную гибкость и оперативность принятия решений, сокращает время разработки и выведения на рынок новых товаров, снижает издержки на координацию;

5) это позволяет компании сосредоточиться на основном бизнесе.

Неотъемлемыми терминами для отечественного бизнес-лексикона в последнее время становятся «аутстаффинг» и «аутсорсинг». Достаточно молодые направления, но зарождаться они начали еще столетия назад в Европе и США, когда стартовала работа разных консультационных, аудиторских и юридических компаний. Расскажем о них подробнее.

В этой статье вы прочитаете:

Кючевые плюсы и минусы аутсорсинга и аутстаффинга персонала

Критерии успешности использования аутсорсинга и аутстаффинга сотрудников

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Аутсорсинг и аутстаффинг персонала – это два близких по духу понятия. Многие руководители до сих пор не понимают, в чем же различия аутстаффинга и аутсорсинга? Поэтому мы решили разграничить эти определения. Важно понимать разницу между ними, в каких случаях каждое из этих определений более уместно.

Аутсорсинг персонала предполагает передачу неключевых функций компании (в частности, юридическое сопровождение, бухгалтерский учет, IT-услуги) для исполнения внешним организациям и подрядчикам, то есть компания передает некоторые производственные функции либо бизнес-процессы на обслуживание другой компании. Основной задачей аутсорсинга становится не финансовая экономия, а разгрузка финансовых, организационных и человеческих ресурсов, чтобы организация смогла сконцентрировать все свои усилия на основной деятельности.

В отечественной практике аутсорсинг обычно выбирается для передачи работ по бухгалтерскому учету, обеспечению функционирования офиса, выполнению транспортных, переводческих, рекламных и IT-работ.

Когда руководителю стоит задуматься об аутсорсинге

Дмитрий Хлебников в своей работе выделил ряд основных критериев, с учетом которых гендиректор принимает решение о передаче процессов на аутсорсинг:

• сокращение издержек благодаря использованию полуфабрикатов, продукцию более эффективного контрагента либо за счет изменения структуры своих затрат;
• рост качества продукции (предоставляемых работ, услуг);
• повышение управляемости, усиливается концентрация компании на основной деятельности;
• возможность рыночного привлечения, выбора подходящих специалистов по оптимальному соотношению цены и качества.

Кроме этого, над вопросом аутсорсинга персонала следует задуматься в случае, если вы не можете на 100% загрузить специалиста. Поэтому привлекать его на полную ставку будет нерационально.

Можно ли определить экономическую эффективность аутсорсинга

Принимая решение о выделении непрофильных подразделений, генеральные директоры сталкиваются с одинаковой ошибкой – они пытаются просчитывать, какой экономии на зарплате удастся добиться. Это бессмысленно, поскольку уменьшение издержек происходит не за счет снижения штата. Оптимизация заключается в том, что предприятие концентрируется на ключевых бизнес-процессах, повышая производительность. Реальной целью, к которой компании должны стремиться, заключается в уменьшении затрат на 30%. Но в среднем половина проектов по аутсорсингу не позволяет добиться сокращения издержек (либо подобный эффект достигается лишь в краткосрочной перспективе). Почему складывается подобная ситуация? Причиной провала половины проектов становится не ошибочность использования аутсорсинга, а просто ситуация обусловлена недостаточной подготовкой самой компании и провайдера услуг.

На что обратить внимание при выборе партнера

Член совета директоров компании «КОРУС Консалтинг» своим выступлением вызвал настоящую дискуссию. Неоднократно ему на практике приходилось сталкиваться с ситуацией, что за благородным желанием снижения издержек и оптимизации бизнес-процессов скрывается лишь неспособность компаний справляться с какой-то работой самостоятельно – и с нежеланием признавать этот факт. Из-за этого компании допускают возможные ошибки, слепо доверяя бизнес-функции подрядчиков, которые порой не являются достаточно компетентными в соответствующем вопросе. Джон Вон Эйкен выражает уверенность, что поиск партнера в рамках аутсорсинга во многом напоминает попытки найти спутника жизни.

Если не понимаете намерения своего партнера, то и осчастливить его не удастся. Необходимо убедиться – действительно ли деловой партнер отлично разбирается в направлении, в котором позиционирует себя как эксперт? Удастся ли ему справиться с возложенными функциями, оправдав ваши ожидания о качестве, сроке и условиях сотрудничества? Действительно ли обе стороны данного сотрудничества могут рассчитывать на взаимную выгоду в равной степени?

• Типовой договор на оказание услуг: образец с пояснениями

Джон Вон Эйкен для профилактики распространенных проблем рекомендует по возможности больше времени уделять для знакомства с деловым партнером. Здесь важно не «влюбляться» очень быстро. Необходимо убедиться в ответственности своего партнера и готовности справиться с поставленными задачами.

Директор по стратегическому развитию и технологиям «Аптечной сети 36,6» Борис Рябов обратил внимание на наличие конфликта интересов клиента и подрядчика . Оптимально, если складываются партнерские и близкие отношения между сторонами – в таком случае можно говорить о минимальном конфликте. В ситуации, когда подрядчик всеми способами стремится заработать, получив клиента любой ценой, возможны определенные проблемы при сотрудничестве. При чрезмерном занижении цен со стороны подрядчика, он в дальнейшем всё же будет стараться компенсировать нормальную рентабельность, что иногда не лучшим образом сказывается на качестве результата. Борис Рябов во время выступления рекомендовал «понять марку поставщика услуг» – раскладывать её на компоненты, оценив еще до заключения сделки.

При этом крайне важно привлекать как подрядчика лишь организацию, оказывающую для заказчика работы или услуги, в объеме которые составляют не больше 50% от потенциальных производственных мощностей. Лишь при подобном условии будете стратегическим клиентом для подрядчика, он будет пытаться добиться повышения объема работ. Для привлечения подрядчика следует проводить открытый тендер. Эффект от аутсорсинговых схем не должен быть менее совокупного роста себестоимости от перераспределения постоянных издержек заказчика.

Аутсорсинг в практике компаний Виктор Новоченко , директор по маркетингу ЗАО «Торговый дом ЗИЛ», Москва За последние 6 лет мы постепенно передавали для своих аутсорсинговых подрядчиков комплекс юридических, транспортно-логистических, бухгалтерских функций, IT-услуг, некоторые рекламные функции. Ранее в штате была собственная юридическая служба, которая нуждалась в слишком избыточных ресурсах. Чтобы избежать сокращения работников, решили сделать свою юридическую службу отдельной компанией. Она сначала специализировалась на предоставлении услуг лишь для нашей компании, однако затем было налажено сотрудничество и с некоторыми другими заказчиками. Для выбора подходящего аутсорсера проводим тендер, поэтому возможны ситуации, когда даже наш бывший юридический отдел не получает заказ, если доступно на рынке более выгодное предложение.

Критерии успешной реализации аутсорсинговых проектов

Высокая конкуренция на рынке этих услуг. При большом количестве компаний на рынке данных услуг, будет проще договариваться о цене услуг. Но приходится признавать, что на сегодняшний день еще не сформировалась высокая конкуренция на отечественном рынке.

В компании имеется персонал для реализации аутсорсинговых проектов. Следует учесть, что эффективная и рациональная организация работы по получению услуги тоже является бизнес-процессом, для которого необходимы соответствующие знания и опыт. Поэтому компания для этого должна располагать квалифицированной командой работников.

Быстрая реакция аутсорсера на изменения ситуации. Если определенный процесс имеет особую значимость для компании, то для его выполнения аутсорсинг не понадобится. Хотя в случае, если внешней службе на практике удается подтвердить свою способность четко и быстро выполнить поставленные задачи, ей можно передать соответствующий бизнес-процесс.

Отработанные технологии предоставления услуг и методика расчетов . Если аутсорсер имеет четкую технологию предоставления услуг и методику расчетов, когда может их представить, объяснить, что и в какой ситуации будет происходить, заказчик сталкивается с меньшими рисками по сравнению с ситуацией, когда ответ на ваши вопросы ограничивается фразой: «Разберемся по ходу дела».

Законченный компонент у аутсорсера. При переходе к аутсорсингу лучше отказаться от бизнес-процесса. В частности, если компания приобретает компонент, с которым можно сразу работать без дополнительных расходов для доработки, это будет оптимальным решением. Если приобретается заготовка, а далее её предстоит доработать – подобную ситуацию эффективной считать не приходится.

Поставщик аутсорсинговых услуг готов развиваться вместе с заказчиком. В частности, для производственного процесса компания обратилась к аутсорсеру, который располагает лишь ограниченными мощностями. Заказчику понятно, что их спустя год уже не хватит для реализации планов компании. Если аутсорсер в подобном случае не готов инвестировать деньги для закупки дополнительного оборудования, заказчику придется задуматься над поиском других альтернатив.

Оптимальное соотношение качества и цены услуг . Нередко заказчики останавливают свой выбор на компаниях, которые специализируются на самых дешевых услугах. Поэтому аутсорсинг часто и оказывается довольно рискованным выбором в отношении качества предоставленной услуги либо товара.

Качество планирования производственной деятельности со стороны обеих сторон. Заказчик должен заранее предупреждать своего аутсорсера про планы. В частности, должен сообщить, что спустя месяц ожидается пик загрузки. Также и от аутсорсера требуется качественно и внимательно планировать собственную работу, чтобы из-за необдуманно набранных заказов не нарушать заявленные сроки.

Аутсорсинг сегодня

Александр Малютин , генеральный директор группы компаний Clearlink, Москва

Каждый проект в сфере недвижимости предполагает какой-то особый набор подрядчиков, которые будут отвечать за архитектуру, управление строительством, инжиниринг. Поэтому использование аутсорсинга в нашей компании – базовая концепция развития. В нашей компании по определенным направлениям работают не только аутсорсеры, но также собственные подразделения.

Рынок аутсорсинга сегодня претерпел действительно качественные изменения. Ранее профессиональные компании имели большой выбор заказов – могли сами решать, с кем хотят работать. Сейчас их услуги стали доступнее, начинают соглашаться на уступки, хотя пока особо стоимость не снижают либо же такие скидки остаются непропорциональными своему рынку.

• Обязанности руководителя отдела продаж: ключевые положения

Однако теперь заказчики получили другую проблему – как определить выживаемость аутсорсера. Сейчас за счет сокращения штатов отмечается значительная миграция работников. Хотя всегда лучших пытаются сохранить, ситуация в некоторых компаниях оказывается нездоровой. Чтобы наводить справки о делах компании, основываемся на своих внешних связях (контрагенты, партнеры), также используем открытые источники – информация в газетах, Интернете.

Хотя всё же аутсорсинг сегодня стал очень выгодной и удобной возможностью, отказываться от него не планируем.

Как минимизировать риск ухода от ответственности компании-аутсорсера

Ольга Сингур,

Помогут снизить риски следующие меры:

В договоре с аутсорсинговой организацией обязательно следует предельно детально перечислить услуги, с указанием необходимого уровня их качества, срока и порядка приемки услуг, оснований для ответственности, перечня возможных санкций.

Договор с компанией дополните условием о неустойке. Данный пункт предполагает важное преимущество – при выдвижении требования о неустойке вы не будете обязаны доказывать причинение убытков своей компании (п. 1 ст. 330 ГК РФ). Подрядчик при уплате неустойки должен будет возмещать также убытки, которые понес клиент (ст. 394 ГК РФ). В договоре можно предусмотреть список случаев, при которых предполагается взыскание неустойки и убытков, либо – по вашему выбору – что-то одно. Следует помнить о существующем ограничении – возмещение убытков возможно лишь при условии, что доказана вина специалиста компании-аутсорсера. Хотя на практике часто сделать это непросто.

• Удаленные отделы продаж: к чему привела эволюция коммерческих служб

Другой способ защиты – выбор аутсорсера, застраховавшего профессиональную ответственность. В таком случае возмещением понесенных убытков будет заниматься лишь страховая компания. Закон не закрепляет обязательную необходимость страховать профессиональную ответственность для компаний-аутсорсеров. Единственным мотивом, при котором можно побудить подрядчика-аутсорсера страховать свою профессиональную ответственность – повысить свою привлекательность для потенциальных заказчиков.

Аутстаффинг является способом по управлению персоналом, который предполагает оказание услуг в виде предоставления в распоряжение клиента определенного числа сотрудников, которые не будут с ним вступать в любые правовые отношения. Фактически, сотрудник будет находиться на рабочем месте в компании, хотя в её штат не входит.

Несомненные плюсы аутстаффинга

1. Аутстаффинг – помогает с поиском окольных дорожек мимо действующего законодательства, которое заставляет уплачивать налоги за каждого сотрудника в штате.

2. Возможность перенести обязанности и хлопоты работодателя на кадровое агентство.

3. Рекрутинговая компания будет заниматься заменой в случае увольнения либо ухода работника в отпуск.

4. Возможность экономии на затратах по поиску персонала, с уменьшением расходов, необходимых для ведения своего кадрового делопроизводства, бухучета зарплатных начислений и пр.

5. В случае появления конфликта в работе – он будет решаться между работником и кадровым агентством. Следовательно, можете избежать соответствующих сложностей и проблем, связанных с обеспечением трудовых прав для работников.

В рамках аутстаффинга от заказчика требуется лишь один фиксированный платеж для оплаты услуг специализированной компании. За оговоренную стоимость компания-клиент получит в свое распоряжение команду компетентных специалистов. В сущности, сама компания получает возможность изолироваться от всей необходимой кадровой кухни. Хотя фирма должна понимать – кроме всевозможных затрат, в стоимость услуги будет включена также и прибыль агентства.

Минусы аутстаффинга

1. Сегодня слишком мало законодательных документов , регулирующих взаимоотношения между заказчиком, компанией-провайдером и самим работником, который работает по договору аутстаффинга.

2. Отсутствие гарантий. Все в современном обществе привыкли к различным обманам и видам мошенничествам, поэтому всегда важно быть бдительными и внимательными. Многих может насторожить перспектива трудиться в компании через другую фирму, которая фактически не работает. Поэтому часто лучшие специалисты в своей области по такой схеме не работают.

3. Отсутствие имени или бренда у компании-провайдера. Достаточно обидной оказывается ситуация, когда сотрудник работает на достаточно известную компанию, на престижном месте, однако не может получить соответствующую запись в трудовой книжке.

4. Социальные льготы и отчисления . В этом отношении ситуация не совсем понятна. Поскольку точно не установлено, как требуется оформление рабочих отношений между материнской компанией и работником по схеме аутстаффинга. При оформлении отношений в таком случае по трудовому договору, с определенными обязанностями сталкивается не материнская компания, а компания-провайдер. При оформлении гражданско-правового оговора работник не будет иметь определенных прав, на которые рассчитывает от работодателя, и регулируемых Трудовым кодексом.

5. Своевременность оплаты труда. Многие компании на рынке аутстаффинга самостоятельно не способны были производить выплаты зарплаты для для сотрудников – эта задача отводилась заказчику. В результате по различным техническим причинам приходилось сталкиваться с задержкой заработной платы. При этом часто вовсе не было контроля должной выплаты зарплаты, из-за чего возникали спорные ситуации, с длительной задержкой выплат.

6. Сохранение в тайне всей информации о работодателе и сотруднике. Поскольку аутстаффинг предполагает определенные обхождения действующего законодательства, то следует по возможности не афишировать сведения об использовании данной услуги. Особенно с учетом несовершенства законодательного регулирования соответствующих вопросов.

Услуга аутстаффинга предназначается, прежде всего, для зарубежных компаний, которые планируют выйти на российский рынок. Становится достойной альтернативой для открытия филиала или представительств другого вида, которые в итоге могут стать отдельной компанией, отделившись и построив собственный, конкурентный бизнес. Чтобы компании найти квалифицированных сотрудников для развития на новом рынке, могут потребоваться значительные траты времени и сил, учитывая столь ответственную и важную задачу.

При подведении итога следует отметить, что в России аутстаффинг пока находится лишь на этапе развития. Поэтому компании-заказчики должны внимательно и ответственно выбирать провайдера. В противном случае есть риск столкнуться с некомпетентными специалистами и дополнительными проблемами. А главной целью для заказчика становится возможность избежать подобных проблем. При этом провайдеры, ставшие лидерами в своей отрасли, являются самыми надежными и профессиональными для сотрудничества, даря заказчику уверенность в оптимальных решениях с минимумом сопутствующих проблем.

Александр Малютин – генеральный директор компании Clearlink с 2003 года.

Clearlink – группа компаний, сфера деятельности которой является оказание услуг по девелопменту, управлению активами и недвижимостью. Численность персонала – 65.

Ольга Сингур – директор департамента правового консультирования ЗАО «АКГ «Развитие бизнес-систем», Москва

«Развитие бизнес-систем» – компания, предоставляющая аудиторские и консультационные услуги. исленность персонала: 800. Основные клиенты: Администрация Президента РФ, компании «Аэрофлот – Российские авиалинии», «Газпром», РЖД, «Роснефть», «Рособоронэкспорт».

Виктор Новоченко – директор по маркетингу ЗАО «Торговый дом ЗИЛ», Москва

«Торговый дом ЗИЛ» – компания, сферой деятельности которой я вялется сбытовая структура АМО «ЗИЛ» (автомобили, спецтехника, запчасти и агрегаты). Численность персонала: 37 000.

14 Июн

Здравствуйте! В этой статье расскажем об аутсорсинге и его видах.

Сегодня вы узнаете:

1. Что понимается под термином «аутсорсинг» и когда он нужен;
2. Какие виды аутсорсинга существуют;
3. Плюсы и минусы аутсорсинга;
4. Как правильно выбрать аутсорсинговую фирму.

Понятие «аутсорсинг» и в каких ситуациях он нужен

Термин «аутсорсинг» пришел к нам из английского языка. Если говорить простыми словами, под аутсорсингом понимают процесс, когда технику, рабочую силу или ресурсы со стороны используют для своих целей.

Руководство любой компании стремится к тому, чтобы деятельность организации во всех сферах осуществлялась на высоком качественном уровне. К сожалению, этого не всегда удается добиться. Держать в каждом отделе по несколько специалистов высокой квалификации могут позволить себе не многие.

В такой ситуации проще воспользоваться помощью сторонней компании или конкретного специалиста.

Это можно сделать и когда:

• Ваша компания небольшого размера и содержать различные дополнительные службы финансового тяжело;
• Содержать сотрудников в штате выходит дороже, чем оплачивать услуги аутсорсинговой компании.

Поэтому сотрудничать с компанией со стороны – перспектива довольно заманчивая. Вы сможете просто отдать часть работы специальной фирме, в том случае, если вас устраивает профессиональный уровень специалистов, работающих в ней.

Какой бывает аутсорсинг

Самыми популярными и пользующимися спросом у предпринимателей являются следующие виды.

Бухгалтерский аутсорсинг.

Бывает так, что для небольшой компании содержать целый бухгалтерский отдел накладно. А ведь помимо выплаты необходимо установить специализированное ПО, отслеживать изменения в законодательстве и так далее.

В этом случае проще и дешевле обратиться в специальную компанию, специалисты которой возьмут решение части вопросов на себя.

IT аутсорсинг.

В штате небольших предприятий редко присутствуют профессиональные программисты. Чаще всего на работу принимают специалистов, которые обладают минимальным набором специальных навыков.

А вот если нужно выполнить работы, связанные с программированием, предпочитают обращаться за помощью в аутсорсинговую фирму.

Юридический аутсорсинг.

Это болезненная точка практически любого предприятия.

Нанять специалиста высокой квалификации могут не все, к тому же юристов-универсалов, одинаково хорошо разбирающихся во всех отраслях права, просто не бывает.

Если же работу юристов отдать аутсорсерам, можно получить грамотное и квалифицированное обслуживание.

Аутсорсинг кадров.

Кадровую работу в организациях часто ведут секретари, бухгалтера и юристы. Уровень работы при таком распределении обязанностей оставляет желать лучшего. В данной ситуации – аутсорсинг отличный выход.

Аутсорсинг продаж.

Высококвалифицированные менеджеры по продажам ценятся буквально на вес золота. Их ищут и готовы платить хорошие деньги, но проблема в том, что заполучить такого специалиста непросто.

А вот в специализированных фирмах они есть. Поэтому можно заключить договор и снять с повестки дня такую проблему.

Аутсорсинг труда.

Крупные предприятия в своем штате организовывают отдельную службу для выполнения этой функции.

Мелкие же компании бывает и вообще не знают о таком понятии, но незнание закона не освобождает от ответственности.

Поэтому отдайте эту работу в руки специалистов и вам не придется даже вникать в то, как работает непонятное подразделение.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Атусорсинг – популярная услуга. Казалось бы, ее использование приносит компании только пользу. Но, как и в любом другом виде деятельности, в этом есть и плюсы и минусы. О них сейчас и поговорим.

Плюсы:

Самый главный плюс для многих владельцев – экономия средств и времени. Действительно, иногда оплата за услуги специализированной компании меньше, чем оплата труда штатного специалиста.

Уверенность в качественном выполнении работы.

Так как компания специализируется на конкретном виде деятельности, то у сотрудников имеется серьезный опыт. А нанимать нового работника – большой риск, так как он может оказаться некомпетентным.

С аутсорсинговой компанией в любое время можно расторгнуть договор.

В суд фирма не обратится, никакую компенсацию выплачивать не нужно. гораздо сложнее.

Повышается эффективность работы.

Все усилия будут направлены на профильную деятельность вашей компании.

Экономия нервов.

Можно сказать, что это вообще для многих ключевой фактор. Трудовые споры будут исключены, не придется оплачивать , нервничать из-за отсутствия важного сотрудника.

Минусы:

Главный из них состоит в том, что задача может быть выполнена неправильно. Это зависит от того, насколько четко вы сформулируете задачу, а также от того, насколько правильно ее поймет специалист аутсорсинговой компании.

Бывает и так, что правильное понимание достигнуто не было, а это уже проблема.

Нарушение конфиденциальности.

Информация подобного рода может быть разглашена, если у сотрудников аутсорсинговой фирмы имеется доступ к важной документации.

Отсутствие законодательной базы.

Так как четкая правовая регламентация вопросов, связанных с аутсорсингом, практически отсутствует, в результате чего возникают споры, которые можно решить только в судебном порядке.

В следующей части нашего разговора предлагаем рассмотреть подробно не только виды аутсорсинга, но и руководство по применению таких услуг в .

Юридический аутсорсинг

Без профессионального юридического сопровождения вести дела сложно. Но ситуация складывается так, что юристов, предлагающих свои услуги, много, но вот квалифицированных специалистов среди них мало.

Поэтому поговорим о том, как не ошибиться при выборе специалиста, чтобы не бояться за качество выполняемой работы.

Итак, для начала разберемся с терминологией.

Юридическим аутсорсингом называют процесс передачи юридического сопровождения компании специализированной фирме. Компания-аутсорсер занимается обслуживанием в сфере трудового и налогового права. Также ее специалисты при необходимости могут представлять ваши интересы в суде.

При всех плюсах у такого сотрудничества есть уязвимые места и одно из них – это нарушение конфиденциальности, о чем мы говорили чуть ранее.

Если у вас довольно крупная компания, то можете принять на работу и штатного юриста и заключить договор с фирмой-аутсорсером.

Специалист, который находится в штате, будет заниматься текущими вопросами, а аутсорсинговая компания решением вопросов, которые требуют более высокого уровня квалификации.

Для сотрудничества есть несколько вариантов, вам нужно выбрать тот, который максимально подойдет именно для вашего бизнеса:

• Вы можете взаимодействовать с аутсорсером посредством консультаций. Кстати, это самый простой вариант для сотрудничества. Если понадобится произвести экспертизу документации, это вполне возможно в удаленном режиме;
• Также консультации могут осуществляться в вашем офисе. Это будет стоить дороже, но и сотрудничество при таком варианте более эффективное. В момент заключения договора с компанией вы можете заранее прописать график, согласно которому специалисты будут выезжать к вам для решения вопросов;
• Одним из вариантов также является представительство интересов вашей фирмы в контролирующих инстанциях. Вообще, если вы заключаете стандартный договор, то такой пункт там не предусмотрен, но его можно внести в качестве дополнительного, если представитель фирмы-аутсорсера на это согласен.

Тариф на оплату в данном случае будет корректироваться в зависимости от индивидуальных потребностей клиента.

Переход на аутсорсинг юридических услуг

Для успешного и эффективного сотрудничества нужно пройти несколько этапов. Вот о них сейчас и поговорим.

Шаг 1. Принимаем решение о переходе.

Чтобы решение было верным, нужно тщательно проанализировать деятельность своей компании, рассмотреть все плюсы и недостатки такого сотрудничества, а главное, решить, какова цель этого перехода.

Как только определитесь с целями, можете определять, какие услуги вам будут нужны и сколько они стоят.

Шаг 2. Ищем аутсорсинговую фирму.

Ориентируйтесь на те компании, которые соответствуют вашим требованиям. В частности обязательно обращайте внимание на то, сколько компания действует и какая у нее репутация, ознакомьтесь с отзывами о ней.

Как только в вашем перечне останется около 5 претендентов, можете начинать переговорный процесс. Обсуждайте каждую деталь, не стесняйтесь задавать вопросы, если что-то непонятно.

Шаг 3. Подписываем договор.

После анализа всех собранных данных, решите, с какой компанией подписать договор о сотрудничестве.

Тщательно проработайте все условия договора и прочтите каждую строку, прежде чем его подписать.

Шаг 4. Контролируйте исполнителей.

По итогам каждого отчетного периода специалисты должны предоставить вам отчетность.

Вы можете запросить у специалистов:

• Анализ их деятельности для сравнения с данными, которые были запланированы;
• Анализ функционирования всей вашей компании в целом;
• Промежуточный анализ за конкретный период времени.

Если в процессе сотрудничества возникают проблемы, причина может быть как в неправильном планировании, так и в том, что исполнитель выполняет свои обязанности недобросовестно.

Для этого и нужен контроль. А в каких рамках он будет осуществляться, решайте сами.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Бухучет можно назвать жуткой головной болью руководителей всех уровней. Законодательство постоянно меняется, бухгалтера увольняются или допускают ошибки в отчетности. А самому разобраться в этих бумагах порой нереально.

В такой ситуации есть выход – передать ведение бухучета сторонней организации. Ее специалисты будут нести ответственность за правильность и достоверность отчетности, а от вас будет требоваться только подпись.

Итак, для чего же переходить на аутсорсинг бухгалтерских услуг:

• Чтобы снизить различные риски или предотвратить полное закрытие компании;
• Чтобы уменьшить число сотрудников в штате;
• Чтобы повысить гибкость вашего бизнеса;
• Снизить уровень расходов и так далее.

Понятно, что этот список далеко не полный, каждая компания дополнит его именно своими целями. Далее, рассмотрим плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга.

Плюсы:

• Снижаются затраты на содержание бухгалтерского отдела;
• Отсутствует человеческий фактор: больничные листы, отпуска и т. д.;
• Аутсорсинговые компании предлагают услуги специалистов с большим опытом.

Минусы:

• Сложно контролировать работу специалистов, так как часто она ведется дистанционно;
• Специалисты со стороны могут не полностью разобраться в тонкостях работы именно вашей организации;
• Сотрудничество будет эффективным, только если заключен договор с надежной компанией.

Функции бухгалтерского аутсорсинга.

Функционал аутсорсера разнообразен. Мы рассмотрим основные функции.

1. Работа с первичной документацией . Включает в себя подготовку документов, нужных для того, чтобы оформить отчетность. А так как правильность оформления первичных документов проверяет ФНС, специалисты аутсорсинговой фирмы приведут ее в порядок.
2. Перевод бухучета в автоматический режим . Финансовая деятельность любого предприятия связана с большим количеством документации. И чтобы поддерживать ее в порядке, автоматизация необходима.
3. Создание регистров бухучета . Они нужны, чтобы систематизировать данные из первичных документов.
4. Оформление и сдача отчетности в ФНС . Для успешной сдачи должны быть строго соблюдены не только сроки сдачи, но и формы заполнения документации. Специалисты-аутсорсеры оформят все в должном виде.

Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг

Для начала нужно проанализировать, как обстоят дела в компании. Определитесь, целесообразно ли обращение к аутсорсерам.

Бывает так, что проблема связана не с персоналом, а с неправильной организацией рабочего процесса.

Если анализ проведен и он показал, что заключить договор со сторонней компанией гораздо выгоднее, переходите к следующему шагу: выбору подходящей компании.

Подходите к выбору тщательно, так как от специалистов будет зависеть многое.

При выборе обратите внимание на некоторые факторы:

• Насколько известна компания;
• Насколько грамотно составлен договор;
• Будут ли специалисты представлять ваши интересы в ФНС;
• Насколько гибкой является система оплаты услуг;
• Существует ли тестовый период.

На этапе составления договора тщательно прописывайте все условия, а главное, избегайте формулировок, которые могут трактоваться двояко. Это позволит вам обезопасить себя и свою компанию от различных неприятных ситуаций.

Кроме всего, что мы уже перечислили, вам предстоит выстроить взаимодействие с аутсорсером, а также организовать контроль за его действиями.

Компании, предлагающие бухгалтерский аутсорсинг

Мое дело.

Основа работы компании – современные технологии. Данный сервис предлагает полный комплекс услуг: от ведения документов до сдачи отчетов в контролирующие органы.

Тарифов предлагается несколько, на ваш выбор. Также действует мобильное приложение, благодаря которому вы сможете оперативно проверить состояние дел компании.

Перейти на сайт компании .

Аутсорсинг ВЭД

Данный вид аутсорсинга является новым явлением в России.

Аббревиатура «ВЭД» означает «внешнеэкономическая деятельность».

Аутсорсинг в данном случае помогает осуществлять деятельность тем компаниям, которые взаимодействуют с экономикой других государств.

К данному виду услуг чаще всего прибегают фирмы небольшого размера, которым просто не выгодно держать в штате сотрудников, так как объемы операций небольшие.

Безусловно, вас волнует вопрос стоимости услуг. Сразу отметим, что на нее прямо оказывают влияние несколько факторов.

Остановимся на них подробнее:

1. Уровень сложности работ, которые нужно выполнить при импорте товаров. Главная сложность здесь – оформлять таможенные декларации, а также оформление документации для налоговой. Поэтому дешевле будет воспользоваться услугами специалистов в данной отрасли.
2. Стоимость товара, который вы импортируете.
3. Как часто вы осуществляете поставки.

Стоит отметить один важный момент: аутсорсер, который обладает отличной репутацией и дорожит ею, не станет завышать цену на свои услуги. Если вы заключили долгосрочный контракт, цену для вас могут и снизить.

Переход на аутсорсинг ВЭД

Процесс перехода не отличается от перехода в других видах деятельности.

Поэтому отразим его кратко:

1. Осуществите аналитику деятельности своей компании;
2. Выберите компанию-подрядчика;
3. Согласуйте все условия в договоре;
4. Подпишите договор;
5. Внесите предоплату;
6. Передайте функции ведения ВЭД аутсорсеру.

Кадровый аутсорсинг

Суть этого понятия заключается в том, что вы передаете сторонней компании функции кадровой службы в вашей организации.

Кому это нужно? Прежде всего руководителям небольших организаций, для которых содержать кадровую службу очень накладно финансово.

По большому счету, заключив договор с аутсорсинговой компанией, вы получаете кадровую службу, работающую удаленно.

Функции кадрового аутсорсинга

Полный перечень достаточно объемен, поэтому мы поговорим только об основных.

1. Разработка инструкций для персонала.

Для этого нужно постоянно следить за изменениями в законодательстве, а времени на это у руководителя вряд ли хватит. Поэтому смело отдавайте эту работу на выполнение аутсорсерам.

2. Осуществление приема и увольнения работников.

Если аутсорсер обладает высокой компетентностью, то в процессе он обратит внимание на такие нюансы, которым вы достаточного влияния не уделите. Просто у него есть на это большое количество времени.

А при увольнении вообще нужно тщательно соблюдать законодательство, чтобы избежать проблем.

3. Разработка правил внутреннего распорядка.

Если у вас нет необходимых знаний для составления этого документа, то тогда проще заключить договор с аутсорсинговой фирмой.

4. Ведение трудовых книжек.

Казалось бы, простая работа. Но она требует повышенной внимательности и знания норм трудового законодательства.

От того, насколько правильно заполнена трудовая, во многом зависит не только стаж, но и пенсия работника.

5. Разработка штатного расписания.

Аутсорсинг, направленный на конкретный покупательский сегмент.

Вы можете отдать на аутсорсинг ту сферу продаж, в которой ряд специфических факторов имеет огромное значение для всего процесса. Это может быть климат или культурные нюансы в регионе ведения вашего бизнеса.

Этапы перехода на аутсорсинг продаж

Вся процедура состоит из нескольких этапов. Кратко охарактеризуем каждый.

1. Анализируем деятельность своей организации . Это делается для того, чтобы понять, есть ли смысл отдавать продажи на аутсорсинг.
2. Выбирайте аутсорсера . О критериях выбора компании мы уже говорили сегодня. Ориентируйтесь не только на стоимость услуг, но и на деловую репутацию компании.
3. Подписываем контракт . Учитывайте то, что он должен быть максимально прозрачным и не содержащим двойственных формулировок.
4. Контролируем работу специалиста . Контроль должен быть в разумных пределах, но его наличие обязательно.
5. Оплачиваем результат . Вы должны оплатить только тот результат, который прописан в контракте.

Аутсорсинг охраны труда

Если в вашей компании трудится более пятидесяти человек, то должна обязательно функционировать служба охраны труда. Либо такие полномочия могут быть переданы специалистам со стороны.

Если же у вас работает менее 50 человек, вы все равно обязаны назначить ответственного за охрану труда либо заниматься этим лично.

В таких ситуациях выгоднее обращаться к аутсорсерам, чтобы компании.

Часто руководители компаний вообще игнорируют работы по охране труда. Это чревато негативными последствиями, от таких решений они же сами и страдают. А стоило всего лишь воспользоваться услугой аутсорсинга.

Факторы, от которых зависит стоимость услуги:

• Численность сотрудников в вашей компании;
• От вида деятельности, которую вы ведете;
• От специфики производственных процессов.

Аутсорсинг в логистике

Его суть заключается в том, что логистические процессы передаются третьей стороне. Этой стороной может быть одна выбранная вами фирма, а, может быть, и несколько.

Благодаря этой услуге уменьшаются расходы вашей компании.

Причины популярности логистического аутсорсинга.

Часто руководство компании приходит к выводу, что просто не может наладить бизнес-процесс в сфере . Это может произойти по разным причинам.

При этом часть фирм начинает огромные суммы на то, чтобы содержать штат необходимых специалистов, другие же предпочитают заключить договор с аутсорсером.

Как классифицируются операторы.

В логистической сфере применяются специфические термины, поэтому стоит рассмотреть классификатор операторов:

• 1PL – владелец груза все операции выполняет сам;
• 2PL – стандартный набор услуг по управлению складированием и транспортировкой грузов;
• 3PL – стандартный набор дополняется несколькими функциями: обработкой грузов, перегрузкой и так далее;
• 4PL – включает в себя управление и контроль за всеми логистическими процессами в вашей компании;
• 5PL – высший уровень классификации, включает в себя всех процессов.

Как выбрать оператора.

Прежде всего, ориентируйтесь на эффективность работы, а не на ценовые предложения.

Вторым критерием является быстрота выполнения операций. Хотя здесь тоже есть нюансы, например, нельзя точно ответить на вопрос: если приемка товара занимает 3 часа – это мало или много?

Ведь все зависит от нескольких факторов: если поступает крупногабаритный груз, который четко размещен, это одна ситуация, а если машина загружена внавал – другая.

Поэтому эффективность логистических операторов рассматривайте, основываясь на потребностях именно вашей компании, а затем уже делайте выбор.

Аутсорсинг в сфере IT

Компьютер сейчас – предмет, необходимый во всех сферах деятельности. Но не всегда сотрудники могут разобраться с некоторыми тонкостями.

Если вы часто слышите фразы:»Вчера этот значок был на месте» или «Я вообще ничего не делал, оно само исчезло» – стоит обратиться за помощью к специалистам в этой сфере.

Итак, какие услуги включает в себя IT аутсорсинг:

• Контроль за всеми компьютерами в вашей компании;
• Решение возникших с техникой проблем;
• Профилактические работы;
• Разработку оптимальных решений возникающих вопросов.

Виды аутсорсинга IT

Поговорим о самых распространенных видах.

Обслуживание компьютеров.

Эта услуга пользуется спросом у абсолютного большинства клиентов. Сотрудники компаний пользуются компьютерной техникой на разном уровне, а вот если говорить о техническом отношении, то уровень только любительский.

Поэтому гораздо эффективнее и надежнее будет передать сложное оборудование на обслуживание аутсорсерам.

Работы по обслуживанию сервера.

Если у вас есть базы данных, значит и сервер вам нужен. А он требует к себе особого отношения. Поэтому в этой части доверьтесь профессионалам.

Работы по проектировке и монтажу сетей.

Не обременяйте этим персонал, так как направление очень специфическое. Проще составить техническое задание и заключить договор с профессионалами своего дела.

Услуги по администрированию сайта.

У любой компании сейчас есть . Ведь бизнес развивается, что-то меняется. Поэтому всю необходимую информацию для клиентов проще разместить на этой страничке.

Но согласитесь, что кто-то должен заниматься обновлением сайта. Если у вас есть сотрудник с элементарными навыками веб-программирования, то сложностей не будет. Но если такого специалиста нет, отдайте эту часть работы на аутсорсинг.

Переходим на IT аутсорсинг

Рассмотрим основные шаги.

Шаг 1. Определитесь с формой аутсорсинга.

Итак, решите, что вы хотели бы отдать на аутсорсинг. Можете проконсультироваться по этому вопросу со специалистами компаний-партнеров, а также ознакомиться с ценовой политикой.

Шаг 2. Выбираем компанию-партнера.

Руководствуйтесь территориальным принципом деятельности фирмы, а также долгосрочностью соглашений.

Шаг 3. Разработайте условия договора.

Оговаривайте пункты об оплате, все процессы, которыми будут руководить специалисты со стороны, все ситуации, которые можно предусмотреть.

Шаг 4. Подписываем контракт.

Ставите свою подпись, печать и контролируете выполнение договора.

Шаг 5. Контролируем процессы.

• Регулярно проверяйте отчеты о работе, которая была проделана;
• Участвуйте в обсуждении промежуточных результатов;
• Наладьте связь между персоналом вашей компании и аутсорсером;
• Выявите все ошибки.

Выбираем компанию-аутсорсера: на что ориентироваться при выборе

Если выбор будет сделан неудачно, проблем не избежать. И минимум, чем вам грозит принятие неверного решения – недопониманием между вами и специалистом со стороны. Максимум – сбоями в работе вашей компании.

Как сделать выбор правильно, подскажем мы:

1. Обратите внимание на стаж работы компании . У новичков часто низкие цены, но и качество услуг соответствующее. Если же компания действует уже несколько лет, это говорит о наличии опыта в различных ситуациях.
2. Займитесь изучением сайта компании . Сайт является лицом фирмы. Обратите внимание, насколько он информативен и понятен. Также солидные компании обычно размещают на своем сайте калькуляторы услуг и формы для обратной связи с клиентами.
3. Ознакомьтесь со списком партнеров компании . Обычно его размещают на сайте. Если в нем есть известные в вашем городе или регионе фирмы, это большой плюс.
4. Почитайте отзывы клиентов . Конечно, полностью на них полагаться не стоит, но для составления общего впечатления они подойдут.

Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг: простые рекомендации

Понятно, что учесть все просто невозможно. Предлагаем рассмотреть несколько самых часто встречающихся ошибок.

1. Сокращение штата раньше времени.

Распространенная ошибка руководителя. Переход на аутсорсинг и принятие нового формата работы должно быть постепенным. Если перемены произойдут резко, это плохо отразится на качестве работ.

Поэтому не торопитесь сокращать штат, возможно, некоторые сотрудники вам понадобятся и при новом формате деятельности.

2. Отсутствие четких сроков.

Сроки выполнения работ должны быть строго оговорены. И не важно о чем идет речь: о сдаче отчетности, или настройке компьютерных сетей.

3. В договоре не прописана степень ответственности каждой из сторон.

Чтобы сотрудничать эффективно, этот пункт нужно обязательно обозначить. Это сделает процесс продуктивным изначально.

4. Не просчитаны плюсы и минусы перехода.

Это очень важный момент. Нужно тщательно проанализировать всю деятельность своей компании, прежде чем принимать решение о переходе.

Если ваша цель – только сократить расходы, то от аутсорсинга лучше отказаться.

Риски при переходе на аутсорсинг

Несмотря на то что аутсорсинг обладает несомненными плюсами, есть и определенные риски при переходе на него.

О некоторых из них мы говорили сегодня. Это и нарушение конфиденциальности, и вообще утечка информации, не предназначенной для посторонних лиц. Но, кроме этого, есть и другие. О них и поговорим.

Низкое качество услуг.

Аутсорсинг – достаточно новое для нашей страны явление. Поэтому риски получить убытки у заказчика велики, ведь у него не всегда есть возможность оценить профессионализм исполнителя.

Аутсорсер может изобразить из себя просто гения, а на практике показывать результат, которого мог достигнуть и студент ВУЗа.

Поэтому сначала лучше заключить , а уже потом говорить о длительном контракте.

Возникновение зависимости от сторонних исполнителей.

В аутсорсинге нужно чувствовать границы. Есть риск увлечься им так, что вы попадете в полную зависимость от аутсорсера.

Не стоит забывать и о том, что он может разориться и процесс, который казался отлаженным непременно даст сбой. Придется искать другого исполнителя, а это не только трата времени, но и денег.

Заключение

Уважаемые читатели! Сегодня мы рассказали вам о том, что такое аутсорсинг в различных сферах деятельности, кому и зачем он может быть нужен. Надеемся, что эта статья принесет вам не только теоретическую, но и практическую пользу.

10 Мая, 2012

10.05.2012. Навигатор ювелирной торговли №5 (114) 2012.

Аутсорсинг – это серьезный инструмент управления организацией,способный максимально усилить ваши конкурентные преимущества. Ведь использование данного вида услуг позволяет руководству сосредоточиться на основном виде деятельности, повысить эффективность своего бизнеса, не отвлекаясь на функции, которые не относятся к его специализации. Можно сказать, что для современной компании – это стратегия развития, а не просто один из видов партнерского взаимодействия.

В той или иной степени к услугам аутсорсинга прибегают свыше 2/3 компаний мира.

В России эта цифра на порядок ниже, однако и у нас многие компании имеют опыт использования аутсорсинга либо планируют его в будущем. Как сделать это более эффективно и свести риски к минимуму – мы расскажем в сегодняшней статье.

Цели и задачи

Слово «аутсорсинг» происходит от английских out – «вне» и source – «источник». При аутсорсинге организация передает часть своих неключевых функций внешним исполнителям – аутсорсерам.

Рассказывает Алексей Кучеренко, компания AntiLab Konzept:

«Основное назначение аутсорсинга – привлечение стороннего персонала других компаний для выполнения определенного круга задач внутри компании, осуществление которых силами собственных штатных работников нерентабельно ввиду различных причин, таких как:

1. выраженная сезонность или плавающий график возникновения таких задач;
2. высокая заработная плата необходимых специалистов на рынке труда;
3. особенности внутренней структуры компании, предусматривающие создание временных подразделений для выполнения конкретного проекта;
4. отсутствие возможности создания необходимого собственного подразделения по финансовым причинам или в силу ограничений штатного расписания.

Один из главных принципов использования аутсорсинга звучит так: «Оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня и других». Получается, что главная цель передачи части функций компании-субподрядчику (аутсорсеру) – освободить ресурсы и сконцентрировать усилия для выполнения деятельности, связанной с конкурентным преимуществом компании».

При грамотном подходе аутсорсинг является хорошим инструментом повышения эффективности бизнеса. «Во многих источниках и бизнес-литературе аутсорсинг позиционируется как инструмент, позволяющий существенно снизить издержки и повысить качество работы предприятия, – утверждает Сергей Бучин, генеральный директор Intercomp Global Services Россия и СНГ. – На практике аутсорсинг дает компании прежде всего возможность сосредоточить свое время и человеческие ресурсы на основном виде деятельности, отдав рутинные функции сторонним компаниям. Также использование аутсорсинговых решений помогает компаниям быть более мобильными и конкурентоспособными».

Плюсы и минусы

Популярность аутсорсинга, несомненно, имеет свои причины. Прежде всего грамотный аутсорсинг позволяет оптимизировать работу компании, сконцентрировавшись на основных бизнес-процессах и не отвлекаясь на вспомогательные. Другим немаловажным положительным плюсом является гибкость и грамотное управление рисками.

Рассказывает Сергей Бучин: «К бесспорным достоинствам аутсорсинга можно отнести: оптимизацию затрат и повышение качества реализации функции; возможность компании сфокусироваться на основном виде деятельности; возможность пользоваться передовыми решениями без значительных дополнительных затрат; минимизацию рисков. Ведь компания-аутсорсер полностью отвечает за качество реализуемой функции и в случае форс-мажора компенсирует последствия возможных ошибок».

По мнению Алексея Кучеренко, основные достоинства аутсорсинга определяются рядом следующих факторов:

1. Более низкая сравнительная стоимость специалистов аутсорсинга для компании-заказчика по сравнению с зарплатами штатных сотрудников.
2. Обеспечение непрерывности рабочего процесса за счет возможности замены заболевшего или ушедшего в отпуск специалиста аутсорсинга на равноценного сотрудника без необходимости введения его в курс текущих дел и дополнительного инструктажа.
3. Снижение нагрузки на офисные и хозяйственные службы, увеличение свободной площади помещений за счет снижения количества штатных сотрудников.
4. Возможность формирования проектно-ориентированных групп и подразделений на временной основе, без зачисления в штат.
5. Широкий профиль специалистов аутсорсинга, а также возможность привлекать весь возможный спектр сотрудников компании-аутсорсера для решения критически важных и ограниченных по времени задач.

У аутсорсинга есть и минусы. Одна из главных угроз связана с недобросовестными аутсорсерами. Так, услуги некоторых фирм отличаются плохим качеством, связанным с отсутствием у сотрудников требуемой квалификации. Бывают случаи утечки данных или их намеренной кражи.

Основные слабые стороны аутсорсинга перечисляет Алексей Кучеренко:

1. Частичная потеря контроля над выполнением поставленных задач и отсутствие прямого подчинения специалистов аутсорсинга штатным сотрудникам компании.
2. Возможность раскрытия внештатными специалистами производственной и коммерческой тайны компании-заказчика.
3. Лоббирование компанией-аутсорсером своих поставщиков сопутствующих товаров и услуг на невыгодных для компании-клиента условиях.

Однако Алексей Кучеренко уверен: «Вышеуказанные недостатки легко нивелируются за счет составления грамотного договора на услуги аутсорсинга, назначения ответственного лица из числа сотрудников для контроля и постановки задач специалистам аутсорсинга и проверки предлагаемых тарифов и смет на соответствие среднерыночным расценкам».

Виды работ

На аутсорсинг можно отдавать практически любые виды работ, не имеющих отношения к основной деятельности фирмы. В настоящее время объектами аутсорсинга являются различного рода услуги – от образовательных и консалтинговых до материальных. В последнее время наметилась тенденция на передачу в аутсорсинг транспортных и производственных видов услуг, а также работ, требующих наличия специфичных знаний и дорогостоящего наукоемкого оборудования. В то же время есть сферы деятельности компании, традиционно отдаваемые на аутсорсинг, например IT и бухгалтерия.

Сергей Бучин, генеральный директор Intercomp Global Services Россия и СНГ:

«Все риски аутсорсинга связаны прежде всего с ошибками в понимании самого процесса. Аутсорсинг – это не просто передача функций сторонним провайдерам по принципу «отдал и забыл». Для того чтобы аутсорсинг принес бизнесу заказчика преимущества, обе компании должны постоянно поддерживать связь и коммуникацию между собой, выстраивать партнерские отношения».

«Во всем мире, и Россия не исключение, аутсорсинг получил наибольшее распространение в IT-сфере, – отмечает Сергей Бучин. – Популярностью пользуются и такие услуги, как охрана, кейтеринг, ведение бухгалтерии, рекрутмент, ведение кадровых документов. Отдельно можно выделить аутсорсинг функций по расчету заработной платы , которым в последнее время интересуются все большее число компаний».

Определяя процесс для аутсорсинга, нужно руководствоваться здравым смыслом. «Сейчас можно передать на аутсорсинг большинство процессов, но это не должно становиться самоцелью», – отмечает Сергей Бучин. По его мнению, на аутсорсинг имеет смысл передавать три группы процессов:

1. Процессы, не являющиеся ключевыми, но требующие высокой квалификации и наличия экспертизы. Например – функция главного бухгалтера, налоговое консультирование, подготовка и сдача годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.
2. Процессы, состоящие из большого числа повторяющихся задач, рутинные процессы. Примерами данной категории процессов могут служить расчет заработной платы, ведение дебиторской задолженности и счетов к получению, кадровое администрирование.
3. Процессы, требующие специальных знаний, но не относящиеся к ключевым. Например – регистрация юридического лица, получение разрешения на работу, поиск и подбор персонала.

«Для ювелирных сетей наиболее оптимальными решениями является аутсорсинг расчета заработной платы, который позволяет корректно и в срок рассчитывать зарплату сотрудникам всех филиалов, – делится опытом Сергей Бучин. – Как правило, это получается дешевле и проще, чем организовывать расчет своими силами. Также популярностью пользуются решения по ведению кассы, обработке авансовых отчетов и проведению инвентаризации».

В 1998 году начался бум Рунета – российского сегмента интернета, который привел к появлению не только тысяч сайтов, но и огромного рынка услуг по их созданию, поддержке и продвижению. Сложные проекты выполнялись усилиями штатных программистов и специализированных компаний, а небольшие заказы на разработку web-сайтов обеспечили безбедную юность сотням студентов, лучшие из которых основали впоследствии собственные студии web-дизайна.

К началу третьего тысячелетия стабильная экономическая ситуация в России способство вала появлению новых услуг на рынке аутсорсинга. Основными из них стали IT-аутсорсинг, кадровый аутсорсинг и аутсорсинг бухгалтерии. Первыми предложенными на рынке функциями IT-аутсорсинга стали техническое обслуживание офисной техники и системное администрирование. Впоследствии этот список дополнили аутсорсинг IT-инфракструктуры, управление приложениями и аутсорсинг IT- специалистов.

IT-аутстаффинг являлся частным случаем кадрового аутсорсинга (аутстаффинга), которым в России занимались в основном западные кадровые агентства. В большинстве случаев к аутстаффингу прибегали для создания проектной команды на относительно небольшие сроки. Это позволяло сократить расходы на поиск персонала, что было особенно актуально для найма временных сотрудников.

Аутсорсинг бухгалтерии вызывал наибольшие опасения среди собственников и менеджеров российских предприятий, но по мере того, как все больше представительств западных компаний отдавали свою бухгалтерию сторонним организациям, некоторые российские компании также сделали свой выбор в пользу аутсорсинга. Стоимость аутсорсинга бухгалтерии была пропорциональна количеству обрабатываемых документов, поэтому позволяла многим небольшим компаниям обойтись без штатного бухгалтера».

Анализ выгоды

Перед тем как принять решение о начале работы с аутсорсером, нужно четко проанализировать ситуацию с точки зрения выгодности и необходимости этого шага. Как считает Сергей Бучин, аутсорсинг подходит любой компании: не только коммерческим организациям, но и госучреждениям, и некоммерческим предприятиям.

В первую очередь, по мнению Алексея Кучеренко, аутсорсинг становится выгодным в следующих случаях:

1. Когда суммарные выплаты по договору аутсорсинга не превышают среднюю по рынку труда компенсацию для специалистов в этой области.
2. Когда необходима интеграция в структурное подразделение. Для некоторых типов специалистов обязательной является интеграция в структурное подразделение, в отсутствие которого эффективность труда сотрудника значительно снижается. В случае аутсорсинга все необходимые подразделения уже созданы в штате компании-аутсорсера и компания-клиент не нуждается в дублировании этих структур. К примеру, специалист IT-аутсорсинга является частью подразделения компании-аутсорсера, в которое входит IT-директор, линейные инженеры, программисты, монтажники СКС и другой необходимый персонал.
3. Аутсорсинг также выгоден компаниям с большим штатом сотрудников. Привлечение сторонних специалистов аутсорсинга, проводящих большую часть рабочего времени вне офиса компании-заказчика, позволяет помимо прочего существенно снизить нагрузку на офисные и хозяйственные службы.

Анализ необходимости аутсорсинга, по мнению Алексея Кучеренко, нужно начинать с глубокого анализа деятельности сотрудников или подразделений, чьи функции компания планирует передать внешним специалистам: «При этом необходимо учесть все расходы по содержанию данных сотрудников или подразделений, оценить критичность решаемого круга задач для компании и бизнес-процессов внутри нее, учесть нагрузку и весь спектр вопросов, решаемых специалистами этих подразделений».

Рассказывает Сергей Бучин: «На аутсорсинг имеет смысл передавать повторяющиеся рутинные бизнес-процессы. Часто при сравнении себестоимости реализации той или иной функции внутри компании и коммерческого предложения компании-аутсорсера руководство не принимает во внимание большое количество косвенных затрат, которые несет компания, когда сама реализует функцию. Для корректного сравнения нужно принимать в расчет не только заработную плату своих сотрудников и налоговые отчисления, но и много других статей расходов таких как: предоставление работникам соцпакетов и аренда офисных площадей, оборудование и автоматизацию рабочих мест, IT-поддержку, обучение и повышение квалификации персонала, уплату штрафов при наложении санкций и так далее.

При корректном экономическом расчете и правильной организации дальнейшей работы с провайдером экономия от передачи на аутсорсинг непрофильных бизнес-процессов может достичь 30%».

Факторы успеха

Минимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения нескольких несложных условий.

1. Вовлеченность заказчика

Заказчик не просто имеет право, а должен принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика.

Говорит Алексей Кучеренко: «Наличие в штате компании уполномоченного лица, ответственного за контроль над специалистами аутсорсинга, – один из важных факторов успеха.

Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые предаются в руки специалистов аутсорсинга».

2. Ясность договорных отношений

Основным документом, регулирующим отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, является договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга.

«Работа с внештатными сотрудниками регулируется путем заключения договора с компанией-аутсорсером, в данном договоре и приложениях к нему оговариваются все детали сотрудничества, в том числе круг служебных обязанностей сотрудника, выполняемые им работы и оказываемые услуги, а также степень ответственности сотрудника за принятые им решения», – объясняет Алексей Кучеренко.

«Четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг-провайдером – один из залогов дальнейшего успешного сотрудничества, – уверен Сергей Бучин. – Формализация всех требований компании-заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером.

Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения».

3. Постановка задач и обмен информацией

На начальном этапе сотрудничества главное – это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи – верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем в процессе сотрудничества залогом успешной работы является регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем.

4. Контроль

Этап контроля является одним из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, вы ни в коем случае не должны снимать с себя ответственность за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно добиться эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Воз можны и другие механизмы контроля, которые вы можете разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре.

5. Неразглашение информации

При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому одним из обязательных условий при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, и в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести этот риск к минимуму, специалисты советуют четко прописывать эти вопросы в договорах: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, чем рядового сотрудника, а степень риска при обоих вариантах практически одинакова. В то же время помните, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому скорее всего будет надежно хранить вашу коммерческую тайну.

Рассказывает Алексей Кучеренко: «Многие компании, по роду деятельности имеющие большие объемы конфиденциальной информации и документов с грифом «для служебного пользования», не приемлют аутсорсинг ввиду боязни раскрытия этих данных компаниям конкурентам. Данные страхи не имеют под собой основания, так как мера ответственности штатного работника как физического лица несравнима с мерой ответственности специалиста аутсорсинга, являющегося представителем юридического лица. Как показывает практика, чаще всего раскрывают конкурентам секреты компании именно штатные работники в силу различных причин, таких как личная обида на действия руководства или финансовый подкуп со стороны конкурентов. Случаев раскрытия конфиденциальной информации компаниями-аутсорсерами на сегодняшний день не зафиксировано. Данный факт в первую очередь объясняется тем, что потеря деловой репутации компании, допустившей такое раскрытие, ведет к ее неминуемой ликвидации».

Выбор партнера

Предварительный анализ деятельности компании-аутсорсера – один из основных факторов успешности вашего аутсорсингового проекта. «Первым делом вам нужно провести сбор данных о репутации компании на рынке и интервьюирование ее сотрудников, выступающих в качестве специалистов аутсорсинга, на предмет профессиональной подготовки, соответствие личных и деловых качеств», – советует Алексей Кучеренко.

В целом же – необходимо выделить критерии, по которым будет осуществляться выбор компании-аутсорсера. Понятно, что в каждом конкретном случае перечень будет свой, но ряд общих критериев выделить можно:

• Стоимость выполнения функции аутсорсером.
• Достаточная специализация и опыт для реализации вашего проекта компанией-аутсорсером.
• Успешность предыдущих аутсорсинговых проектов компании.
• Наличие достаточного числа специалистов для принятия функции на аутсорсинг.
• Открытость компании для коммуникации с заказчиками.